Vyspělost ISO 19600 · Systémy řízení souladu (podnikový soulad)
Vaše řízení souladu, zařazené na škálu vyspělosti a převedené do akčního plánu.
10 tematických oblastí, škála o 5 úrovních. A akce, díky které postoupíte na další úroveň.
10 tematických oblastí referenčního rámce, již zpracovaných od N1 do N5. Jedna firma, jedna obchodní jednotka, nebo 300 najednou.
Vyspělost ISO 19600 · Systémy řízení souladu (podnikový soulad)
10 tematických oblastí, škála o 5 úrovních.
Nordhavn Industries
53 / 100
Svou vyspělost měří s Datamensio
Příklad
Tato situace by mohla být i vaše.
Vezměme si příklad jedné firmy: tři pobočky, tři excelové tabulky, žádná společná odpověď.
Nikdo neumí konsolidovat.
Nordhavn Industries, 2 400 lidí v Hamburku, Lyonu a Portu. Zadavatel se ptá, jak na tom skupina je. Každá pobočka odpovídá ve své tabulce, s vlastními škálami.
Tři týdny, jedna jediná databáze.
Diagnostika podle ISO 19600:2014, nahrazena normou ISO 37301:2021 spuštěná na všech třech pobočkách současně, na základě poznámek z rozhovorů s odpovědnými osobami. Referenční rámec už byl napsaný, stejně jako 10 tematických oblastí a úrovně N1 až N5.
Dva výdaje, kterým se předešlo dřív, než vznikly.
Skóre 53 ze 100, mezera soustředěná do tří témat. AI asistent odhalil, že dvě akce plánu se zdvojují s plánem z jiného auditu. Prezentace výsledků pro výbor se připravila jednou větou.
Čemu se tím vyhnuli
- 3pobočky měřené na stejném základě, místo tří dotazníků k přepracování
- 2zdvojené akce odhalené před vznikem výdaje
- 1prezentace výsledků pro výbor, bez ručního dopracování
Tato čísla pocházejí z příkladu. Mohla by být i vaše.
Norma ukládá procesy. Datamensio řekne, kde se nacházíte.
01
Referenční rámec je už napsaný
Tematické oblasti, otázky i úrovně N1 až N5 jsou zpracované. Nezačínáte od prázdné tabulky.
02
Skóre máte ještě tentýž den
Online, přes odkaz na sebehodnocení nebo při rozhovoru. Téma po tématu, srovnatelné v čase.
03
Mezera se stává vyčísleným plánem
Každý přechod na vyšší úroveň má svou akci. Umělá inteligence určuje priority podle očekávaného efektu, ne podle pořadí v normě.
04
Pokrok se dá doložit
Kampaň po kampani, vůči vašemu cíli i vaší minulosti. Přesně to po vás chce vaše představenstvo.
Škála vyspělosti
Jedna úroveň, další úroveň, a akce, která je spojuje.
Právě tento mechanismus (úroveň, vyšší úroveň a akce, která obě spojuje) mění zjištění v trajektorii.
Je evidence povinností souladu vedená aktuálně a přiřazená identifikovaným vlastníkům?
- N1
Žádná konsolidovaná evidence. Povinnosti znají týmy, které je uplatňují, bez společného soupisu.
- N2
Evidence existuje ve formě souboru vytvořeného při jednorázovém projektu. Nemá určeného vlastníka ani stanovený rytmus aktualizací.
- N3
Evidence je strukturovaná, každá povinnost má jmenovaného vlastníka a je naplánováno pravidelné přezkoumání. Některé oblasti zůstávají neúplné.
- N4
Evidence pokrývá celý rozsah, je napájena formalizovaným sledováním legislativy a každá změna spouští přezkoumání souvisejících kontrol.
- N5
Evidence je propojena s procesy, kontrolami a riziky. Revize jsou sledovatelné a jejich dopad se měří při přezkoumání vedením.
Akce pro přechod z úrovně 2 na úroveň 3
Jmenovat vlastníka pro každou skupinu povinností, zařadit přezkoumání evidence do agendy čtvrtletního výboru pro compliance a stanovit termín prvního úplného přezkoumání před uzávěrkou období.
« Díky Datamensio plníme naše cíle mnohem efektivněji. Inspekční služby fondu FEDER i našeho nadřízeného ministerstva tento přístup zvlášť ocenily, protože jim poskytuje spolehlivá data. »
Ředitelka CCI 94CCI Île-de-France
« Považujeme toto řešení za nejvhodnější pro rozšíření našeho transformačního projektu a měření dopadu podle našich potřeb. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Zřídka sám
Referenční rámec se dá kombinovat. Spojte jich víc a pokryjte celou svou činnost, nebo nechte svůj vlastní napsat umělou inteligencí.
Získejte své první měřenína ISO 19600.
O čem tento referenční rámec je
ISO 19600 v roce 2014 stanovila rámec systému řízení souladu použitelný pro jakoukoli organizaci bez ohledu na velikost a obor. Vyžaduje identifikaci povinností souladu (zákony, předpisy, smluvní závazky, dobrovolné kodexy), posouzení souvisejících rizik, stanovení politiky a odpovědností, zavedení kontrol, školení a mechanismu hlášení podnětů a následné měření výkonnosti systému. Její struktura odpovídá společné struktuře norem systémů řízení, díky čemuž ji lze propojit s ISO 9001, ISO 37001 nebo ISO 31000.
V praxi je takový systém obtížné řídit, protože je rozptýlený napříč organizací. Mapa povinností zpravidla nespadá pod jediný útvar: právní oddělení sleduje legislativu, jednotlivé útvary své vlastní závazky, dceřiné společnosti místní předpisy. Pravidelně se vracejí tři otázky. Kdo vede evidenci povinností a s jakou frekvencí? Pokrývají kontroly druhé úrovně skutečně exponované procesy, nebo jen ty, které už se kontrolovat umí? Dostávají se hlášení podnětů až na úroveň, která je schopna rozhodnout, nebo končí u místního vedoucího?
Nejčastěji nepochopeným kontextuálním bodem je změna statusu normy. ISO 19600 byla návodem s doporučeními, necertifikovatelným. Norma ISO 37301, zveřejněná v roce 2021, ji nahrazuje a převádí tato doporučení na požadavky, které může auditovat akreditovaný certifikační orgán. Mnoho organizací postavilo svůj systém na verzi z roku 2014 a nadále se na ni odkazuje, aniž by ověřily rozdíl oproti požadavkům z roku 2021. Evropská směrnice o ochraně oznamovatelů, transponovaná do vnitrostátního práva, navíc učinila vymahatelnou část toho, co norma dříve považovala jen za osvědčený postup.
Audit souladu končí binárním zjištěním: požadavek je splněn, nebo není. Diagnostika vyspělosti klade jinou otázku: na jaké úrovni zvládnutí se nachází jednotlivá složka systému a jaký konkrétní krok posune organizaci na vyšší úroveň. Organizace může mít podepsanou politiku souladu, a přesto zůstat na úrovni 2, pokud se podle ní mimo centrálu nikdo neřídí. Škála tuto mezeru zviditelní a vyjádří ji číselně.
V platformě Datamensio je referenční rámec připravený k použití a zároveň upravitelný. Umělá inteligence upraví tematické oblasti, přeformuluje otázky do slovníku vašeho oboru a zpřesní úrovně podle metody CMMI. Dokáže také vytvořit variantu vycházející z vašeho etického kodexu, mapy povinností nebo stávajících postupů vnitřní kontroly.
Referenční norma: ISO 19600:2014, nahrazena normou ISO 37301:2021
Hodnocené tematické oblasti
Kontext a rozsah systému
Analýza vnitřních a vnějších souvislostí, identifikace zainteresovaných stran, vymezení oblasti působnosti, propojení s dalšími systémy řízení.
Řízení a zapojení vedení
Politika souladu, postavení a nezávislost funkce compliance, organizační zařazení, přidělené zdroje, příkladnost vedení.
Evidence povinností souladu
Soupis zákonů, předpisů, smluvních závazků a dobrovolných kodexů, vlastník pro každou povinnost, sledování legislativy, frekvence aktualizací.
Posouzení rizik nesouladu
Metoda hodnocení, prioritizace podle procesů a útvarů, rozlišení inherentního a reziduálního rizika, propojení s mapou podnikových rizik.
Kontroly a provozní postupy
Nastavení kontrol první a druhé úrovně, zapojení do podnikových procesů, sledovatelnost důkazů, řízení třetích stran a dodavatelského řetězce.
Kultura, školení a osvěta
Etický kodex, plán školení podle exponovaných skupin, měření skutečného porozumění, zohlednění souladu při hodnocení manažerů.
Hlášení a řešení porušení
Kanály pro hlášení podnětů, ochrana oznamovatelů, protokol interního šetření, rozhodnutí o sankci, sledovatelnost a důvěrnost spisů.
Měření výkonnosti a reporting
Ukazatele souladu, dashboard, předávání informací výboru pro audit a představenstvu, kvalita informací poskytovaných orgánům.
Interní audit a přezkoumání vedením
Program auditu systému, kompetence auditorů, sledování doporučení až do uzavření, pravidelné přezkoumání vedením.
Neustálé zlepšování
Řešení neshod, analýza kořenových příčin, poučení z incidentů, aktualizace systému a srovnání v čase.
Zkrácená verze referenčního rámce je k dispozici pro online sebehodnocení.
Často kladené otázky
Je ISO 19600 stále platná?
V roce 2021 ji nahradila norma ISO 37301. ISO 19600 zůstává užitečným referenčním bodem, protože struktura systému je totožná, byla ale jen návodem s doporučeními. Referenční rámec Datamensio pokrývá obě verze a ukazuje body, které se ve verzi 2021 staly požadavky.
Vydává tato diagnostika certifikaci?
Ne. Datamensio měří vyspělost systému a připravuje vás na audit. Certifikaci podle ISO 37301 vydává akreditovaný certifikační orgán na základě vlastního procesu. Diagnostika slouží k tomu, abyste věděli, kde se nacházíte před zahájením tohoto procesu.
Jaký je rozdíl oproti auditu souladu?
Audit ověřuje splnění požadavků a končí zjištěním mezery nebo shody. Diagnostika zařazuje každou praxi na postupnou škálu a uvádí akci, která posune organizaci o úroveň výš. Obě přístupy se doplňují: diagnostika připravuje, audit potvrzuje.
Jak dlouho hodnocení trvá?
Zkrácenou verzi vyplní jeden compliance pracovník během jediné session. Úplná verze, zpracovávaná ve spolupráci s právním oddělením, interním auditem a zástupci jednotlivých útvarů, obvykle trvá jeden až dva týdny, přičemž většinu času zabere sběr podkladů.
Lze referenční rámec přizpůsobit naší organizaci?
Ano. Tematické oblasti, otázky i formulace úrovní jsou upravitelné. Umělá inteligence dokáže celý obsah přeformulovat do slovníku vašeho oboru, přidat tematickou oblast vlastním místním povinnostem nebo vytvořit variantu na základě vašeho etického kodexu a postupů.
Jak porovnat více dceřiných společností?
Stejný referenční rámec se zadá každému útvaru, se skóre podle tematických oblastí a společným cílem. Benchmark srovnává obchodní jednotky mezi sebou i s jejich vlastními předchozími výsledky. Průřezová roadmapa konsoliduje akční plány jednotlivých útvarů.
Lze tento referenční rámec kombinovat s ISO 37001 nebo ISO 31000?
Ano, a bez duplikování práce. ISO 37001 se zaměřuje konkrétně na korupci, ISO 31000 poskytuje rámec řízení rizik, do kterého riziko nesouladu spadá. Akční plány vzešlé z více diagnostik se konsolidují do jediné roadmapy.
Kde jsou data uložena?
Ve Francii, u poskytovatele OVH, se zálohou u Scaleway. Žádný přenos mimo Evropskou unii. Použité modely umělé inteligence lze vybrat, včetně evropských řešení.