Vyspělost ISO 37301 · Systém řízení souladu
Váš systém souladu změřený podle ISO 37301 a převedený do prioritizované roadmapy.
10 tematických oblastí, škála o 5 úrovních. A akce, díky které postoupíte na další úroveň.
10 tematických oblastí referenčního rámce, již zpracovaných od N1 do N5. Jedna firma, jedna obchodní jednotka, nebo 300 najednou.
Vyspělost ISO 37301 · Systém řízení souladu
10 tematických oblastí, škála o 5 úrovních.
Nordhavn Industries
53 / 100
Svou vyspělost měří s Datamensio
Příklad
Tato situace by mohla být i vaše.
Vezměme si příklad jedné firmy: tři pobočky, tři excelové tabulky, žádná společná odpověď.
Nikdo neumí konsolidovat.
Nordhavn Industries, 2 400 lidí v Hamburku, Lyonu a Portu. Zadavatel se ptá, jak na tom skupina je. Každá pobočka odpovídá ve své tabulce, s vlastními škálami.
Tři týdny, jedna jediná databáze.
Diagnostika podle ISO 37301:2021 spuštěná na všech třech pobočkách současně, na základě poznámek z rozhovorů s odpovědnými osobami. Referenční rámec už byl napsaný, stejně jako 10 tematických oblastí a úrovně N1 až N5.
Dva výdaje, kterým se předešlo dřív, než vznikly.
Skóre 53 ze 100, mezera soustředěná do tří témat. AI asistent odhalil, že dvě akce plánu se zdvojují s plánem z jiného auditu. Prezentace výsledků pro výbor se připravila jednou větou.
Čemu se tím vyhnuli
- 3pobočky měřené na stejném základě, místo tří dotazníků k přepracování
- 2zdvojené akce odhalené před vznikem výdaje
- 1prezentace výsledků pro výbor, bez ručního dopracování
Tato čísla pocházejí z příkladu. Mohla by být i vaše.
Norma ukládá procesy. Datamensio řekne, kde se nacházíte.
01
Referenční rámec je už napsaný
Tematické oblasti, otázky i úrovně N1 až N5 jsou zpracované. Nezačínáte od prázdné tabulky.
02
Skóre máte ještě tentýž den
Online, přes odkaz na sebehodnocení nebo při rozhovoru. Téma po tématu, srovnatelné v čase.
03
Mezera se stává vyčísleným plánem
Každý přechod na vyšší úroveň má svou akci. Umělá inteligence určuje priority podle očekávaného efektu, ne podle pořadí v normě.
04
Pokrok se dá doložit
Kampaň po kampani, vůči vašemu cíli i vaší minulosti. Přesně to po vás chce vaše představenstvo.
Škála vyspělosti
Jedna úroveň, další úroveň, a akce, která je spojuje.
Právě tento mechanismus (jedna úroveň, vyšší úroveň a opatření, které je spojuje) proměňuje zjištění v trajektorii.
Je registr povinností souladu veden aktuálně a přiřazen konkrétním odpovědným osobám?
- N1
Žádný konsolidovaný registr. Povinnosti znají dotčené útvary, bez celkového přehledu a bez určeného vlastníka.
- N2
Registr existuje, vznikl při jednorázovém projektu. Od té doby nebyl aktualizován a řada povinností nemá odpovědnou osobu.
- N3
Registr pokrývá celý rozsah, každá povinnost má jmenovaného vlastníka a pravidelně se provádí aktualizace.
- N4
Aktualizace vychází z formalizovaného sledování předpisů. Každá povinnost je propojena se svými kontrolami a důkazy a změny spouštějí přezkum dotčených postupů.
- N5
Registr napájí ukazatele souladu a přezkoumání vedením. Jeho úplnost je auditována a entity či členové mají k dispozici konzistentní varianty sledované v čase.
Opatření pro přechod z N2 na N3
Převzít stávající registr, jmenovat vlastníka pro každou povinnost, doplnit chybějící oblasti a zavést přezkum aktualizace na úrovni vedení s bodem o pokroku na každém jednání.
« Díky Datamensio plníme naše cíle mnohem efektivněji. Inspekční služby fondu FEDER i našeho nadřízeného ministerstva tento přístup zvlášť ocenily, protože jim poskytuje spolehlivá data. »
Ředitelka CCI 94CCI Île-de-France
« Považujeme toto řešení za nejvhodnější pro rozšíření našeho transformačního projektu a měření dopadu podle našich potřeb. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Zřídka sám
Referenční rámec se dá kombinovat. Spojte jich víc a pokryjte celou svou činnost, nebo nechte svůj vlastní napsat umělou inteligencí.
Získejte své první měřenína ISO 37301.
O čem tento referenční rámec je
ISO 37301:2021 je norma požadavků platná pro systémy řízení souladu. Nahradila ISO 19600, která byla pouze návodným doporučením. Přechod od „should“ k „shall“ mění vše: norma je nyní certifikovatelná akreditovaným certifikačním orgánem. Vyžaduje politiku souladu schválenou na nejvyšší úrovni, registr povinností a závazků, analýzu rizik nesouladu, přiměřené kontroly, mechanismus oznamování chránící oznamovatele a prokázání skutečného zapojení vedení.
V praxi je systém obtížné řídit, protože je rozptýlený. Soulad se zemědělskými předpisy žije v technických útvarech, sociální soulad v personálním oddělení, finanční soulad u finančního ředitele, a vše se znovu skládá dohromady až v okamžiku kontroly. Otázky, které se vracejí, jsou konkrétní. Je registr povinností aktuální vzhledem k předpisům vydaným za posledních dvanáct měsíců a kdo za něj odpovídá? Uplatňují členové a dceřiné společnosti stejnou politiku, nebo má každý svou vlastní verzi? Kolik oznámení bylo zpracováno a kým?
Téma je obzvlášť citlivé v družstvech a federacích, kde je struktura federativní a odpovědnost sdílená. Svaz družstev kumuluje hygienické, environmentální, sociální a obchodní povinnosti, přičemž členové jsou právně samostatní, ale vázáni společnou značkou. Časté nedorozumění spočívá v tom, že se ISO 37301 pojímá jako právní téma. Je to systém řízení: řídí se stejně jako kvalita nebo bezpečnost, s rolemi, ukazateli a přezkumy.
Audit souladu klade binární otázku: je požadavek splněn, ano nebo ne. Diagnostika vyspělosti klade jinou otázku: na jaké úrovni zvládnutí se nachází každá praxe a jaké konkrétní opatření posune organizaci na vyšší úroveň. Registr povinností může existovat a přesto zůstat nevyužitelný. Hodnocení na pěti úrovních odlišuje dokument, který leží v šuplíku, od procesu, který žije, a činí pokrok srovnatelným mezi jednotlivými entitami i v čase.
Referenční rámec je k dispozici přímo v platformě Datamensio a přizpůsobuje se vaší organizaci. Umělá inteligence upravuje tematické oblasti, otázky i formulace úrovní podle metody CMMI, nebo vytváří variantu na základě vašich vlastních dokumentů: politiky souladu, kodexu chování, mapy povinností. Hodnocení prováděná napříč několika entitami se slučují do jediné průřezové roadmapy.
Referenční norma: ISO 37301:2021
Hodnocené tematické oblasti
Kontext a zainteresované strany
Analýza kontextu organizace, identifikace zainteresovaných stran a jejich očekávání, rozsah systému řízení souladu, provázání s federativní strukturou.
Řízení a zapojení vedení
Schválená politika souladu, role představenstva, nezávislost a pravomoc funkce souladu, přidělené zdroje, kultura souladu.
Povinnosti souladu
Registr právních, regulatorních, smluvních a dobrovolných povinností, sledování a aktualizace, vlastník pro každou povinnost, převod do provozních požadavků.
Rizika nesouladu
Identifikace a hodnocení rizik, rozlišení inherentního a reziduálního rizika, stanovení priorit, zohlednění třetích stran a dodavatelského řetězce.
Kontroly a postupy
Navrhování kontrol přiměřených rizikům, zdokumentované postupy, delegování a oddělení funkcí, řízení darů, střetů zájmů a třetích stran.
Kompetence, školení a informovanost
Vymezení potřeb kompetencí, plán školení, cílená opatření pro exponované funkce, informovanost členů a zaměstnanců, měření míry osvojení.
Oznamování a řešení porušení
Kanály oznamování, ochrana oznamovatele, postup šetření, sledovatelnost případů, disciplinární a nápravná opatření, zpětná vazba.
Komunikace a dokumentace
Interní a externí komunikace o souladu, správa zdokumentovaných informací, uchovávání důkazů, prezentace výsledků orgánům a členům.
Monitorování, ukazatele a interní audit
Ukazatele výkonnosti souladu, program interního auditu, sběr dat, přezkoumání vedením, sledování zjištění až do uzavření.
Neustálé zlepšování
Řešení neshod, nápravná opatření, analýza příčin, poučení z praxe, aktualizace systému a porovnání v čase.
Zkrácená verze referenčního rámce je k dispozici pro online sebehodnocení.
Často kladené otázky
Je ISO 37301 certifikovatelná?
Ano. Na rozdíl od ISO 19600, kterou nahrazuje, je ISO 37301:2021 normou požadavků, auditovatelnou akreditovaným certifikačním orgánem. Diagnostika Datamensio měří vyspělost systému a připravuje na tento audit, certifikát sama nevydává.
Jaký je rozdíl mezi touto diagnostikou a certifikačním auditem?
Audit ověřuje, zda je každý požadavek splněn, a uzavírá se shodou nebo zjištěnou odchylkou. Diagnostika zařazuje vaše praktiky na pět úrovní a uvádí opatření, které posune o úroveň výš. Obojí se doplňuje: diagnostika připravuje, audit potvrzuje.
Jak dlouho hodnocení trvá?
Individuální hodnocení proběhne během jednoho pracovního setkání. V kolaborativním režimu, s jedním přispěvatelem za každou oblast souladu, se sběr dat rozloží na jeden až dva týdny: většinu času zabere shromažďování důkazů od útvarů a entit.
Lze referenční rámec přizpůsobit federativní struktuře?
Ano. Tematické oblasti, otázky i úrovně lze upravit a můžete doplnit povinnosti specifické pro váš obor. Umělá inteligence také vytvoří variantu na základě vaší politiky souladu a kodexu chování, ve verzi pro členy i pro svaz.
Lze porovnat více družstev nebo obchodních jednotek?
Ano. Hodnocení provedená podle stejného referenčního rámce lze porovnávat mezi entitami i vůči předchozím kampaním. Konsolidované mezery vytvářejí jednu průřezovou roadmapu, která sdružuje společná opatření místo jejich zdvojování.
Je k odpovídání potřebná právní expertíza?
Ne. Otázky se týkají organizace a praktik řízení, nikoli výkladu předpisů. Odpovědět může vedoucí kvality, generální tajemník nebo interní auditor, a technické otázky se přiřadí správnému kontaktu.
Jak tato diagnostika navazuje na již zavedené odvětvové certifikace?
ISO 37301 je zastřešující rámec: hygienické, environmentální nebo sociální certifikace představují jen jedny z povinností. Diagnostika ukáže, zda jsou tyto procesy propojeny s celkovým řízením, nebo fungují izolovaně.
Kde jsou data hostována?
Ve Francii, u OVH, se zálohou u Scaleway. Žádný přenos mimo Evropskou unii. Použité modely umělé inteligence lze vybírat, včetně evropských řešení.