Conformidade relativa a precursores de explosivos · Regulamento (UE) 2019/1148
O seu dispositivo de precursores de explosivos, medido artigo a artigo e traduzido num plano de ação com custos associados.
9 domínios, uma escala de 5 níveis. E a ação que faz passar de um nível para o seguinte.
Os 9 domínios do referencial, já redigidos de N1 a N5. Uma empresa, uma unidade de negócio, ou 300 de uma vez.
Conformidade relativa a precursores de explosivos · Regulamento (UE) 2019/1148
9 domínios, escala de 5 níveis.
Nordhavn Industries
53 / 100
Medem a sua maturidade com a Datamensio
Um exemplo
Esta situação podia ser a sua.
Vejamos o exemplo de uma empresa: três instalações, três folhas de cálculo, nenhuma resposta comum.
Ninguém sabe consolidar.
Nordhavn Industries, 2 400 pessoas em Hamburgo, Lyon e Porto. Um cliente pergunta em que ponto está o grupo. Cada instalação responde na sua folha de cálculo, com as suas próprias escalas.
Três semanas, uma única base.
Um diagnóstico Regulamento (UE) 2019/1148 de 20 de junho de 2019, aplicável desde 1 de fevereiro de 2021 lançado nas três instalações ao mesmo tempo, a partir das notas de entrevista dos responsáveis. O referencial já estava escrito, os 9 domínios e os níveis N1 a N5 também.
Duas despesas evitadas antes de serem assumidas.
Uma pontuação de 53 em 100, um desvio concentrado em três domínios. O assistente de IA detetou que duas ações do plano duplicavam as de outro diagnóstico. O relatório de resultados para a comissão foi pedido numa frase.
O que isto lhes evitou
- 3instalações medidas na mesma base, em vez de três questionários a retrabalhar
- 2ações duplicadas detetadas antes da despesa
- 1relatório de resultados para a comissão, sem retrabalho manual
Estes números são os de um exemplo. Podiam ser os seus.
A norma impõe processos. A Datamensio diz onde está.
01
O referencial já está escrito
Domínios, perguntas e níveis N1 a N5 redigidos. Não parte de uma folha de cálculo em branco.
02
A pontuação sai no próprio dia
Online, por link de autoavaliação ou em entrevista. Domínio a domínio, comparável ao longo do tempo.
03
O desvio transforma-se num plano com custos
Cada passagem de nível tem a sua ação. A IA prioriza pelo efeito esperado, não pela ordem da norma.
04
A progressão demonstra-se
Campanha após campanha, face ao seu objetivo e ao seu histórico. É isso que a sua comissão executiva pede.
A escala de maturidade
Um nível, o seguinte, e a ação que liga os dois.
É este mecanismo (um nível, o nível seguinte, e a ação que liga os dois) que transforma uma constatação numa trajetória.
O pessoal de venda e de armazém sabe reconhecer uma transação suspeita e a quem a sinalizar?
- N1
Não foi difundida qualquer informação. O conceito de transação suspeita não é conhecido pelas equipas em causa.
- N2
Existe uma nota que cita a obrigação, mas não foi explicada. As equipas não sabem que sinais assinalar nem a quem comunicar.
- N3
Os critérios de suspeita e o circuito de comunicação são difundidos e conhecidos. O pessoal em causa foi formado e sabe identificar o destinatário interno.
- N4
A formação está integrada no percurso de acolhimento e é atualizada periodicamente. As comunicações são registadas e o prazo de declaração ao ponto de contacto nacional é cumprido e medido.
- N5
Os casos reais e as simulações alimentam a revisão dos critérios. As alterações dos anexos e o retorno das autoridades são refletidos nos materiais, com acompanhamento documentado das atualizações.
Ação para passar de N2 a N3
Construir uma ficha de referência de uma página que liste os sinais de suspeita, o contacto interno e o prazo de vinte e quatro horas, apresentá-la em briefing de armazém e em reunião de segurança mensal, e depois fazer assinar as pessoas habilitadas a entregar as substâncias dos anexos I e II.
« Graças à Datamensio, cumprimos os nossos objetivos com muito mais eficácia. Os serviços de inspeção do FEDER e do nosso ministério de tutela apreciaram particularmente esta abordagem, que lhes fornece dados fiáveis. »
Diretora da CCI 94CCI Île-de-France
« Consideramos que é a solução mais adequada para levar o nosso projeto de transformação à escala e medir o impacto de acordo com as nossas necessidades. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Raramente sozinho
Um referencial combina-se. Associe vários para cobrir a sua atividade, ou peça à IA para escrever o seu.
Faça a sua primeira medição
Sobre o que trata este referencial
O Regulamento (UE) 2019/1148 substituiu o Regulamento (UE) n.º 98/2013 e aplica-se desde 1 de fevereiro de 2021. Distingue as substâncias do anexo I, cuja disponibilização ao público em geral é proibida acima de valores limite, e as do anexo II, sujeitas a declaração de transações suspeitas. Impõe aos operadores económicos e às plataformas de mercado em linha que verifiquem o estatuto de utilizador profissional ou de distribuidor dos seus clientes, que formem o pessoal de venda, que conservem as provas de verificação e que sinalizem as transações suspeitas, os desaparecimentos e os roubos ao ponto de contacto nacional.
Na prática, a dificuldade não é conhecer o texto mas mantê-lo ao longo do tempo, em vários locais e vários canais de compra. Quem verifica efetivamente o estatuto do cliente quando a encomenda chega por um canal invulgar? O responsável do armazém que entrega nitrato de amónio ou ácido nítrico sabe o que é uma transação suspeita e a quem a sinalizar no prazo de vinte e quatro horas? Os desvios de inventário nestas substâncias desencadeiam uma sinalização, ou são resolvidos no stock?
Uma confusão surge frequentemente nas indústrias extrativas e no setor da perfuração: o regulamento sobre precursores não é a Diretiva 2014/28/UE relativa aos explosivos para uso civil, nem a regulamentação dos depósitos. Diz respeito a substâncias químicas comuns, adquiridas para outros usos, suscetíveis de servir para o fabrico artesanal de explosivos. Um local pode ser irrepreensível quanto aos seus produtos de mina e deficiente quanto a um bidão de ácido entregue no armazém geral. As obrigações acumulam-se também com o REACH e o CLP quanto à rotulagem e à ficha de dados de segurança.
A auditoria de conformidade conclui por um desvio ou uma conformidade: a verificação existe ou não, o registo é mantido ou não. O diagnóstico de maturidade responde a outra questão: em que nível de controlo se situa o dispositivo, e qual a ação precisa que permite passar ao nível seguinte. É esta leitura que permite comparar duas pedreiras, fixar um objetivo comum e ordenar as ações por esforço e por ganho de pontuação.
No Datamensio, o referencial está pronto a usar e é modificável. A IA ajusta os domínios, as perguntas e os níveis de acordo com a sua organização, ou constrói uma versão adaptada a partir dos seus procedimentos de compras, das suas instruções de armazém e das suas habilitações existentes.
Norma de referência: Regulamento (UE) 2019/1148 de 20 de junho de 2019, aplicável desde 1 de fevereiro de 2021
Os domínios avaliados
Identificação das substâncias em causa
Levantamento das substâncias dos anexos I e II presentes no local, misturas em causa, valores limite, correspondência com as fichas de dados de segurança e a rotulagem CLP.
Estatuto da organização face ao regulamento
Qualificação como operador económico, distribuidor, utilizador profissional ou plataforma de mercado em linha, âmbito das atividades de venda, introdução e detenção.
Verificação dos clientes e dos utilizadores profissionais
Controlo do estatuto profissional, justificação do uso previsto, documentos solicitados, recusa de venda, conservação dos elementos de verificação.
Controlo das compras e dos circuitos de aprovisionamento
Cláusulas com fornecedores, canais de encomenda autorizados, receção e controlo à chegada, tratamento das entregas fora do circuito, subcontratados e prestadores.
Armazenamento, detenção e acesso físico
Localização das substâncias, restrição de acesso, separação dos stocks, inventários periódicos, gestão dos resíduos e das embalagens abertas.
Deteção e declaração de transações suspeitas
Critérios de suspeita, procedimento de comunicação interna, prazo de sinalização ao ponto de contacto nacional, declaração de desaparecimentos e roubos, rastreabilidade das declarações.
Formação e sensibilização do pessoal
Informação do pessoal de venda e de armazém, conteúdo e frequência das sessões, simulações práticas, integração no percurso de acolhimento de novos colaboradores.
Registos e conservação de dados
Manutenção dos registos de transações, prazo de conservação, proteção de dados pessoais, disponibilidade dos elementos em caso de fiscalização.
Governação, controlo interno e melhoria
Atribuição de responsabilidades, controlos de segundo nível, acompanhamento dos desvios, retorno de experiência, revisão dos procedimentos após incidente ou alteração dos anexos.
Está disponível uma versão curta do referencial para a auto-avaliação online.
Perguntas frequentes
O Regulamento 2019/1148 dá origem a uma certificação?
Não. É um regulamento de aplicação direta, controlado pelas autoridades nacionais designadas, sem entidade certificadora. O diagnóstico mede a maturidade do seu dispositivo e prepara as fiscalizações, não emite qualquer certificado.
Qual a diferença face a uma auditoria de conformidade clássica?
A auditoria constata a presença ou a ausência de uma obrigação e conclui por um desvio. O diagnóstico situa cada prática numa escala de maturidade e indica a ação que permite subir um nível. O diagnóstico prepara a fiscalização, a fiscalização valida.
O nosso local não é um vendedor, estamos abrangidos?
Sim, desde que detenha ou utilize substâncias dos anexos I ou II. As obrigações de detenção, controlo de acesso, sinalização de desaparecimentos e roubos aplicam-se independentemente de qualquer atividade de venda.
Quanto tempo demora a avaliação?
A versão curta preenche-se em 20 a 30 minutos por um responsável de SST ou de segurança. A versão completa, em modo colaborativo com as compras, o armazém e o jurídico, prolonga-se geralmente por uma a duas semanas, sendo a maior parte do tempo dedicada à recolha de provas.
É possível adaptar o referencial à nossa organização?
Sim. Os domínios, as perguntas e as formulações de níveis são modificáveis, e a IA pode produzir uma versão adaptada a partir dos seus procedimentos de compras e das suas instruções de armazém. Mantém-se proprietário do referencial obtido.
Como comparar vários locais ou vários países?
A avaliação pode ser lançada em campanha em todos os locais. As pontuações por domínio comparam-se entre unidades de negócio e em relação a campanhas anteriores, e um roteiro transversal consolida as ações comuns.
Como se articula este diagnóstico com o REACH, o CLP ou a diretiva sobre explosivos para uso civil?
Estes textos dizem respeito a objetos distintos: substâncias químicas e rotulagem no caso do REACH e do CLP, produtos explosivos no caso da Diretiva 2014/28/UE. Os elementos de prova sobrepõem-se parcialmente, nomeadamente as fichas de dados de segurança e os inventários, e o roteiro transversal evita duplicar as ações.
Onde são alojados os dados?
Em França, na OVH, com cópia de segurança na Scaleway. Nenhuma transferência para fora da União Europeia. Os modelos de IA utilizados podem ser selecionados, inclusive entre soluções europeias.