Maturidade das estratégias de gestão da mudança
As suas práticas de gestão da mudança, medidas por domínio e traduzidas num roteiro.
10 domínios, uma escala de 5 níveis. E a ação que faz passar de um nível para o seguinte.
Os 10 domínios do referencial, já redigidos de N1 a N5. Uma empresa, uma unidade de negócio, ou 300 de uma vez.
Maturidade das estratégias de gestão da mudança
10 domínios, escala de 5 níveis.
Nordhavn Industries
53 / 100
Medem a sua maturidade com a Datamensio
Um exemplo
Esta situação podia ser a sua.
Vejamos o exemplo de uma empresa: três instalações, três folhas de cálculo, nenhuma resposta comum.
Ninguém sabe consolidar.
Nordhavn Industries, 2 400 pessoas em Hamburgo, Lyon e Porto. Um cliente pergunta em que ponto está o grupo. Cada instalação responde na sua folha de cálculo, com as suas próprias escalas.
Três semanas, uma única base.
Um diagnóstico Quadro de gestão da mudança organizacional (ADKAR, Kotter, ISO 10018), escala de maturidade CMMI em cinco níveis lançado nas três instalações ao mesmo tempo, a partir das notas de entrevista dos responsáveis. O referencial já estava escrito, os 10 domínios e os níveis N1 a N5 também.
Duas despesas evitadas antes de serem assumidas.
Uma pontuação de 53 em 100, um desvio concentrado em três domínios. O assistente de IA detetou que duas ações do plano duplicavam as de outro diagnóstico. O relatório de resultados para a comissão foi pedido numa frase.
O que isto lhes evitou
- 3instalações medidas na mesma base, em vez de três questionários a retrabalhar
- 2ações duplicadas detetadas antes da despesa
- 1relatório de resultados para a comissão, sem retrabalho manual
Estes números são os de um exemplo. Podiam ser os seus.
A norma impõe processos. A Datamensio diz onde está.
01
O referencial já está escrito
Domínios, perguntas e níveis N1 a N5 redigidos. Não parte de uma folha de cálculo em branco.
02
A pontuação sai no próprio dia
Online, por link de autoavaliação ou em entrevista. Domínio a domínio, comparável ao longo do tempo.
03
O desvio transforma-se num plano com custos
Cada passagem de nível tem a sua ação. A IA prioriza pelo efeito esperado, não pela ordem da norma.
04
A progressão demonstra-se
Campanha após campanha, face ao seu objetivo e ao seu histórico. É isso que a sua comissão executiva pede.
A escala de maturidade
Um nível, o seguinte, e a ação que liga os dois.
É este mecanismo (um nível, um nível superior, e a ação que liga os dois) que transforma uma constatação numa trajetória.
Os gestores de proximidade estão preparados e mobilizados para acompanhar as suas equipas durante a implementação?
- N1
Os gestores tomam conhecimento da mudança ao mesmo tempo que as suas equipas. Não lhes é destinado nenhum suporte ou tempo.
- N2
É-lhes enviada uma apresentação antes da implementação. A sua mobilização depende do seu interesse pessoal pelo tema.
- N3
Os gestores recebem um kit de acompanhamento e uma sessão dedicada antes das suas equipas. O seu papel está explícito no plano de implementação.
- N4
Os gestores estão formados em gestão da mudança, dispõem de tempo identificado para o acompanhamento, e o seu contributo é acompanhado pelo programa.
- N5
O acompanhamento da mudança faz parte das expectativas de gestão avaliadas. As dificuldades relatadas pelos gestores alteram efetivamente o plano de implementação.
Ação para passar de N2 a N3
Construir um kit de gestor por vaga de implementação (impactos nas funções, perguntas frequentes, guião de animação de equipa) e aplicá-lo numa sessão dedicada duas semanas antes da abertura aos utilizadores, seguido de ponto de situação na reunião semanal de gestão.
« Graças à Datamensio, cumprimos os nossos objetivos com muito mais eficácia. Os serviços de inspeção do FEDER e do nosso ministério de tutela apreciaram particularmente esta abordagem, que lhes fornece dados fiáveis. »
Diretora da CCI 94CCI Île-de-France
« Consideramos que é a solução mais adequada para levar o nosso projeto de transformação à escala e medir o impacto de acordo com as nossas necessidades. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Raramente sozinho
Um referencial combina-se. Associe vários para cobrir a sua atividade, ou peça à IA para escrever o seu.
Faça a sua primeira medição
Sobre o que trata este referencial
A gestão da mudança designa o conjunto de práticas que sustentam a adoção de uma transformação pelas pessoas envolvidas. Abrange o mapeamento das partes interessadas, a análise do impacto nas áreas de negócio, a estratégia de comunicação, o desenvolvimento de competências, o envolvimento dos gestores de proximidade, a rede de embaixadores e a medição do uso após a implementação. Os quadros de referência mais utilizados (ADKAR, os oito passos de Kotter, as diretrizes ISO 10018 sobre o envolvimento das pessoas) descrevem dispositivos comparáveis. Nenhum é certificável: são práticas cuja solidez se mede numa escala de maturidade.
É isto que a torna difícil de gerir. O orçamento de gestão da mudança é frequentemente a rubrica ajustada no final das decisões, e o seu efeito só se percebe depois da entrada em produção. Três perguntas recorrem nos grandes grupos. Existe um método partilhado entre os programas, ou cada chefe de projeto improvisa o seu? Os gestores intermédios estão realmente preparados para transmitir a mudança, ou recebem apenas uma apresentação e uma palavra-passe? Mede a utilização efetiva dos novos processos alguns meses após a implementação, ou apenas o cumprimento dos marcos do projeto?
Vale a pena desfazer uma confusão frequente: a gestão da mudança não é comunicação interna. A comunicação informa, a gestão da mudança altera práticas de trabalho. O contexto também mudou. As organizações já não conduzem um grande projeto de três em três anos, mas sim um fluxo contínuo de implementações, muitas vezes simultâneas nas mesmas equipas. A questão já não é apenas ter sucesso numa mudança, mas gerir a carga acumulada que estas representam e sequenciar aquilo que as áreas de negócio conseguem absorver.
O diagnóstico de maturidade responde a uma pergunta diferente da do balanço de projeto. O balanço diz se uma implementação cumpriu os seus marcos. O diagnóstico situa a capacidade da organização para conduzir as suas mudanças, domínio a domínio, e indica a ação precisa que permite passar ao nível seguinte. Depois compara as unidades de negócio entre si, e cada entidade com o seu próprio histórico, para saber onde investir prioritariamente.
No Datamensio, o referencial está pronto a usar e a equipa pode adaptá-lo. A IA ajusta os domínios, as perguntas e a formulação dos níveis ao seu setor, ou constrói uma versão a partir dos seus próprios documentos: metodologia interna, kit de implementação, balanços de programas anteriores. Os modelos utilizados podem ser selecionados, incluindo entre ofertas europeias.
Norma de referência: Quadro de gestão da mudança organizacional (ADKAR, Kotter, ISO 10018), escala de maturidade CMMI em cinco níveis
Os domínios avaliados
Quadro e governação da mudança
Existência de um método partilhado, enquadramento da função, papéis do patrocinador e do responsável de mudança, articulação com a governação da carteira, orçamento dedicado identificado.
Partes interessadas e análise de impacto
Mapeamento das populações envolvidas, análise dos impactos por área de negócio e por função, identificação das resistências, consideração dos representantes dos trabalhadores.
Visão e adesão do patrocinador
Formulação do caso de mudança, visibilidade e envolvimento do patrocinador executivo, coerência das mensagens entre níveis hierárquicos, decisão entre prioridades concorrentes.
Comunicação e envolvimento
Plano de comunicação sequenciado, canais e cadência, personalização por população, dispositivos de escuta e recolha de objeções.
Desenvolvimento de competências e formação
Análise das necessidades, dispositivos de formação e apoio em contexto de trabalho, documentação e ajuda contextual, certificação interna dos utilizadores chave.
Papel dos gestores de proximidade
Meios disponibilizados aos gestores intermediários, tempo dedicado ao acompanhamento, formação em gestão da mudança, integração nos objetivos individuais.
Rede de embaixadores e agentes no terreno
Seleção e mandato dos representantes, animação da rede, reconhecimento do contributo, recolha das dificuldades do terreno em direção ao programa.
Medição da adoção e dos benefícios
Indicadores de uso real, inquéritos de perceção, medição dos benefícios esperados após a implementação, desvio entre uso previsto e uso constatado.
Consolidação e sustentabilidade
Integração nos processos e procedimentos, transferência para o suporte corrente, tratamento de recuos, revisão pós-implementação num prazo definido.
Capitalização e carga de mudança
Lições aprendidas formalizadas, reutilização dos kits, visão consolidada das mudanças que afetam a mesma população, sequenciamento da carga.
Está disponível uma versão curta do referencial para a auto-avaliação online.
Perguntas frequentes
Este diagnóstico conduz a uma certificação?
Não, e a gestão da mudança não é objeto de nenhuma certificação de organização. O diagnóstico mede a maturidade das suas práticas e produz um roteiro. Serve para decidir onde investir, não para obter um selo.
Qual a diferença em relação a um balanço de fim de projeto?
O balanço incide sobre uma implementação e olha para trás. O diagnóstico incide sobre a capacidade da organização para conduzir as suas mudanças, independentemente de um projeto específico. Repete-se ao longo do tempo e compara-se entre unidades de negócio.
Quanto tempo demora a avaliação?
A versão curta é preenchida em cerca de trinta minutos por um responsável de programa. A versão completa, em modo colaborativo com vários contribuidores, estende-se geralmente por uma a duas semanas, sendo a maior parte do tempo dedicada à recolha junto das áreas de negócio e dos gestores.
É possível adaptar o referencial ao nosso método interno?
Sim. A equipa pode modificar as perguntas, a formulação dos níveis e os domínios, ou partir dos seus próprios documentos para que a IA construa uma versão adaptada. Se a sua organização utiliza ADKAR ou um método próprio, o referencial retoma o respetivo vocabulário.
Como comparar várias unidades de negócio que não vivem as mesmas mudanças?
As perguntas incidem sobre as práticas de acompanhamento, não sobre o conteúdo dos projetos. Uma entidade industrial e uma direção comercial respondem assim ao mesmo referencial. O benchmark apresenta as pontuações por domínio, o que mostra onde os desvios se concentram realmente.
Quem deve responder às perguntas?
Um responsável de programa ou de PMO cobre a maior parte. Alguns domínios beneficiam de ser preenchidos pelos recursos humanos no caso da formação, e por um gestor de terreno no caso da consolidação. O modo colaborativo permite atribuir cada domínio à pessoa certa.
O plano de ação está quantificado?
Sim. Cada desvio entre a pontuação e a meta gera uma ação, e o catálogo de serviços disponibiliza uma resposta para cada uma, com custo, prazo e efeito esperado na pontuação. A decisão baseia-se em ordens de grandeza, não em intenções.
Onde são alojados os dados?
Em França, na OVH, com cópia de segurança na Scaleway. Nenhuma transferência fora da União Europeia. Os modelos de IA utilizados podem ser selecionados, incluindo entre ofertas europeias.