Maturidade em matéria de desmaterialização e de transição para o zero papel
A sua trajetória zero papel, medida por domínio e traduzida num plano de ação quantificado.
10 domínios, uma escala de 5 níveis. E a ação que faz passar de um nível para o seguinte.
Os 10 domínios do referencial, já redigidos de N1 a N5. Uma empresa, uma unidade de negócio, ou 300 de uma vez.
Maturidade em matéria de desmaterialização e de transição para o zero papel
10 domínios, escala de 5 níveis.
Nordhavn Industries
53 / 100
Medem a sua maturidade com a Datamensio
Um exemplo
Esta situação podia ser a sua.
Vejamos o exemplo de uma empresa: três instalações, três folhas de cálculo, nenhuma resposta comum.
Ninguém sabe consolidar.
Nordhavn Industries, 2 400 pessoas em Hamburgo, Lyon e Porto. Um cliente pergunta em que ponto está o grupo. Cada instalação responde na sua folha de cálculo, com as suas próprias escalas.
Três semanas, uma única base.
Um diagnóstico Referencial de maturidade Datamensio · Desmaterialização e zero papel lançado nas três instalações ao mesmo tempo, a partir das notas de entrevista dos responsáveis. O referencial já estava escrito, os 10 domínios e os níveis N1 a N5 também.
Duas despesas evitadas antes de serem assumidas.
Uma pontuação de 53 em 100, um desvio concentrado em três domínios. O assistente de IA detetou que duas ações do plano duplicavam as de outro diagnóstico. O relatório de resultados para a comissão foi pedido numa frase.
O que isto lhes evitou
- 3instalações medidas na mesma base, em vez de três questionários a retrabalhar
- 2ações duplicadas detetadas antes da despesa
- 1relatório de resultados para a comissão, sem retrabalho manual
Estes números são os de um exemplo. Podiam ser os seus.
A norma impõe processos. A Datamensio diz onde está.
01
O referencial já está escrito
Domínios, perguntas e níveis N1 a N5 redigidos. Não parte de uma folha de cálculo em branco.
02
A pontuação sai no próprio dia
Online, por link de autoavaliação ou em entrevista. Domínio a domínio, comparável ao longo do tempo.
03
O desvio transforma-se num plano com custos
Cada passagem de nível tem a sua ação. A IA prioriza pelo efeito esperado, não pela ordem da norma.
04
A progressão demonstra-se
Campanha após campanha, face ao seu objetivo e ao seu histórico. É isso que a sua comissão executiva pede.
A escala de maturidade
Um nível, o seguinte, e a ação que liga os dois.
É este mecanismo (um nível, um nível superior, e a ação que liga os dois) que transforma uma constatação numa trajetória.
Os circuitos de validação dos documentos são realizados de ponta a ponta em formato eletrónico?
- N1
As validações fazem-se por impressão, assinatura manuscrita e transmissão física ou digitalização. Nenhum circuito eletrónico está implementado.
- N2
Existem alguns circuitos eletrónicos em documentos específicos, por iniciativa de equipas isoladas. O papel continua a ser a via por defeito nos restantes casos.
- N3
Os principais tipos de documentos dispõem de um circuito de validação eletrónico documentado e utilizado. As impressões de contorno são pontuais.
- N4
Todos os circuitos de validação do âmbito são eletrónicos, com delegações configuradas, rastreabilidade das aprovações e lembretes automáticos. As exceções são justificadas e registadas.
- N5
Os circuitos são revistos periodicamente com base nos prazos medidos e nos comentários dos utilizadores, com um acompanhamento documentado das simplificações introduzidas.
Ação para passar de N2 a N3
Selecionar os três tipos de documentos mais frequentes, formalizar o seu circuito de validação na assinatura eletrónica, eliminar a versão em papel do modelo e verificar a utilização na revisão de processo do trimestre seguinte.
« Graças à Datamensio, cumprimos os nossos objetivos com muito mais eficácia. Os serviços de inspeção do FEDER e do nosso ministério de tutela apreciaram particularmente esta abordagem, que lhes fornece dados fiáveis. »
Diretora da CCI 94CCI Île-de-France
« Consideramos que é a solução mais adequada para levar o nosso projeto de transformação à escala e medir o impacto de acordo com as nossas necessidades. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Raramente sozinho
Um referencial combina-se. Associe vários para cobrir a sua atividade, ou peça à IA para escrever o seu.
Faça a sua primeira medição
Sobre o que trata este referencial
O referencial abrange todo o ciclo de vida da informação na organização: captura e digitalização dos documentos recebidos, criação nativamente digital, circulação e validação eletrónica, assinatura, conservação, arquivo com valor probatório e, por fim, destruição controlada. Avalia também os processos de negócio que geram papel, da encomenda à fatura, do processo do colaborador ao processo do cliente, das atas de reunião aos procedimentos de qualidade. Cada domínio é pontuado numa escala de maturidade de cinco níveis, desde a ausência total até à prática pilotada e revista.
Na prática, a desmaterialização raramente avança de forma homogénea. Uma direção financeira pode ter eliminado o papel nos seus fluxos com fornecedores enquanto os recursos humanos ainda imprimem cada contrato, e uma fábrica conserva os seus registos em papel por razões de rastreabilidade. As questões que surgem são concretas: que processos ainda produzem papel e por que razão exata, jurídica, técnica ou cultural? Os documentos digitalizados são realmente oponíveis, ou apenas armazenados? Quem decide o prazo de conservação, e com que base?
Um ponto de contexto mudou a situação em França: a faturação eletrónica entre empresas torna-se obrigatória de acordo com um calendário fixado pela administração, com receção para todas as empresas sujeitas a IVA e depois emissão por etapas consoante a dimensão. Muitas organizações tratam este projeto como um assunto contabilístico isolado. Na realidade, constitui um acelerador para toda a trajetória: base de referencial de terceiros, gestão de fluxos estruturados, arquivo eletrónico, governação documental. Uma confusão frequente também merece ser esclarecida: o zero papel não é a digitalização do papel existente, é a supressão da sua emissão na origem.
O diagnóstico de maturidade não coloca a questão do cumprimento de uma exigência. Situa cada prática numa escala progressiva e indica a ação que permite passar ao nível seguinte. Uma direção pode assim decidir entre o que depende das ferramentas, o que depende da gestão da mudança e o que depende da governação documental, em vez de tratar a desmaterialização como um único grande projeto informático. A pontuação por domínio torna a decisão discutível em comité, com números que a suportam.
O referencial está pronto a usar no Datamensio e adapta-se ao seu contexto. A IA ajusta os domínios, reformula as perguntas de acordo com o seu setor e afina os níveis segundo o método CMMI, ou constrói uma versão a partir dos seus próprios procedimentos e mapeamentos de processos. Os resultados comparam-se entre unidades de negócio e ao longo do tempo.
Norma de referência: Referencial de maturidade Datamensio · Desmaterialização e zero papel
Os domínios avaliados
Estratégia e governação documental
Existência de uma trajetória formalizada, patrocinador identificado, política documental, funções e responsabilidades, orçamento dedicado, articulação com o programa de transformação.
Mapeamento dos fluxos de papel
Inventário dos documentos produzidos e recebidos, volumes de impressão, identificação dos processos emissores, justificação da manutenção de cada fluxo em papel.
Captura e digitalização
Tratamento do correio recebido, qualidade da digitalização, reconhecimento e extração de dados, indexação, articulação entre fluxo residual em papel e fluxo digital.
Processos nativamente digitais
Formulários eletrónicos, registo na origem, eliminação da reimpressão, reformulação dos processos em vez de simples transposição.
Assinatura e validação eletrónicas
Circuitos de aprovação desmaterializados, níveis de assinatura adotados, assinatura eletrónica, delegações, rastreabilidade das validações.
Gestão eletrónica de documentos
Plano de classificação, metadados, controlo de versões, direitos de acesso, pesquisa, taxa de utilização real dos espaços de armazenamento em comparação com as partilhas informais.
Arquivo e valor probatório
Prazos de conservação, referencial de conservação, integridade e carimbo temporal, arquivo eletrónico, destino final e destruição rastreada.
Faturação e fluxos transacionais
Desmaterialização das encomendas, guias de remessa e faturas, formatos estruturados, preparação para o calendário da faturação eletrónica, trocas com terceiros.
Gestão da mudança e usos
Formação das equipas, acompanhamento dos gestores, tratamento das resistências, equipamento móvel, medição da adoção real.
Medição, sobriedade e melhoria contínua
Indicadores de consumo de papel e de impressão, pegada do armazenamento digital, revisões periódicas, lições aprendidas, atualização da trajetória.
Está disponível uma versão curta do referencial para a auto-avaliação online.
Perguntas frequentes
Este diagnóstico conduz a uma certificação?
Não, e não é esse o seu objetivo. A desmaterialização não é um referencial certificador. O diagnóstico mede um nível de maturidade por domínio e produz o roteiro que conduz ao nível pretendido.
Qual a diferença entre um diagnóstico de maturidade e um levantamento de projeto?
Um levantamento descreve a situação existente num determinado momento. O diagnóstico de maturidade posiciona cada prática numa escala progressiva e associa a cada nível a ação que permite subir ao seguinte. O resultado é comparável ao longo do tempo e entre unidades de negócio.
Quanto tempo demora a avaliação?
A versão curta preenche-se em 20 a 30 minutos. A versão completa, em modo colaborativo com vários contribuidores, decorre geralmente entre uma a duas semanas, sendo a maior parte do tempo dedicada à recolha junto das direções envolvidas.
É possível adaptar o referencial ao nosso setor?
Sim. Os domínios, as perguntas e os níveis são modificáveis, e a IA gera uma versão a partir dos seus procedimentos ou do seu mapeamento de processos. Uma indústria, um banco e uma autarquia não avaliam os mesmos fluxos documentais.
O diagnóstico abrange a faturação eletrónica?
Um domínio é dedicado a esta questão, da nota de encomenda à fatura, incluindo os formatos estruturados e as trocas com terceiros. Este domínio cruza-se com o arquivo e a governação documental no roteiro, o que evita tratar o assunto num silo contabilístico.
Como comparar várias entidades entre si?
O mesmo referencial é distribuído a cada unidade de negócio, as pontuações comparam-se por domínio e um roteiro transversal consolida as auditorias. A IA agrupa as ações recorrentes para evitar financiar dez vezes o mesmo projeto.
É necessária uma especialização técnica para responder?
As perguntas incidem sobre as práticas e os processos, não sobre as configurações das ferramentas. Um responsável de processo ou um gestor de projeto consegue responder. O modo colaborativo permite atribuir as perguntas técnicas ou jurídicas ao interlocutor certo.
Onde são alojados os dados?
Em França, na OVH, com salvaguarda na Scaleway. Nenhuma transferência fora da União Europeia. Os modelos de IA utilizados podem ser selecionados, incluindo entre soluções europeias.