Maturidade importações biológicas · Règlement (UE) 2021/2306
Os seus processos de importação bio, medidos face ao règlement (UE) 2021/2306 e traduzidos num plano de ação.
10 domínios, uma escala de 5 níveis. E a ação que faz passar de um nível para o seguinte.
Os 10 domínios do referencial, já redigidos de N1 a N5. Uma empresa, uma unidade de negócio, ou 300 de uma vez.
Maturidade importações biológicas · Règlement (UE) 2021/2306
10 domínios, escala de 5 níveis.
Nordhavn Industries
53 / 100
Medem a sua maturidade com a Datamensio
Um exemplo
Esta situação podia ser a sua.
Vejamos o exemplo de uma empresa: três instalações, três folhas de cálculo, nenhuma resposta comum.
Ninguém sabe consolidar.
Nordhavn Industries, 2 400 pessoas em Hamburgo, Lyon e Porto. Um cliente pergunta em que ponto está o grupo. Cada instalação responde na sua folha de cálculo, com as suas próprias escalas.
Três semanas, uma única base.
Um diagnóstico Règlement d’exécution (UE) 2021/2306 de la Commission lançado nas três instalações ao mesmo tempo, a partir das notas de entrevista dos responsáveis. O referencial já estava escrito, os 10 domínios e os níveis N1 a N5 também.
Duas despesas evitadas antes de serem assumidas.
Uma pontuação de 53 em 100, um desvio concentrado em três domínios. O assistente de IA detetou que duas ações do plano duplicavam as de outro diagnóstico. O relatório de resultados para a comissão foi pedido numa frase.
O que isto lhes evitou
- 3instalações medidas na mesma base, em vez de três questionários a retrabalhar
- 2ações duplicadas detetadas antes da despesa
- 1relatório de resultados para a comissão, sem retrabalho manual
Estes números são os de um exemplo. Podiam ser os seus.
A norma impõe processos. A Datamensio diz onde está.
01
O referencial já está escrito
Domínios, perguntas e níveis N1 a N5 redigidos. Não parte de uma folha de cálculo em branco.
02
A pontuação sai no próprio dia
Online, por link de autoavaliação ou em entrevista. Domínio a domínio, comparável ao longo do tempo.
03
O desvio transforma-se num plano com custos
Cada passagem de nível tem a sua ação. A IA prioriza pelo efeito esperado, não pela ordem da norma.
04
A progressão demonstra-se
Campanha após campanha, face ao seu objetivo e ao seu histórico. É isso que a sua comissão executiva pede.
A escala de maturidade
Um nível, o seguinte, e a ação que liga os dois.
É este mecanismo (um nível, um nível superior, e a ação que liga os dois) que transforma uma constatação numa trajetória.
Como verifica a coerência entre o certificado de inspeção e o lote fisicamente recebido?
- N1
Nenhuma verificação formalizada. O COI é arquivado à receção sem confronto com as quantidades, os lotes ou o meio de transporte.
- N2
Existe uma verificação, assegurada por uma ou duas pessoas que conhecem o tema. Não está descrita num procedimento e varia de acordo com a carga de trabalho.
- N3
Um procedimento escrito define os pontos a verificar e o registo esperado. É aplicado à totalidade dos lotes importados, com desvios pontuais nos picos de atividade.
- N4
A verificação é sistemática e registada, os desvios são documentados e comunicados ao fornecedor e ao seu organismo de controlo, e suplentes formados asseguram a continuidade.
- N5
Os resultados de verificação alimentam indicadores por fornecedor e por país de origem, revistos periodicamente, e desencadeiam o ajustamento do plano de controlo e das exigências contratuais.
Ação para passar de N2 a N3
Formalizar uma lista de pontos de controlo do COI (identidade do operador, código do produto, quantidades, números de contentor e de lote, estado no TRACES) no procedimento de receção, integrá-la no processo do lote e verificar a sua aplicação na auditoria interna de receção do trimestre.
« Graças à Datamensio, cumprimos os nossos objetivos com muito mais eficácia. Os serviços de inspeção do FEDER e do nosso ministério de tutela apreciaram particularmente esta abordagem, que lhes fornece dados fiáveis. »
Diretora da CCI 94CCI Île-de-France
« Consideramos que é a solução mais adequada para levar o nosso projeto de transformação à escala e medir o impacto de acordo com as nossas necessidades. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Raramente sozinho
Um referencial combina-se. Associe vários para cobrir a sua atividade, ou peça à IA para escrever o seu.
Faça a sua primeira medição
Sobre o que trata este referencial
O règlement d’exécution (UE) 2021/2306 complementa o règlement (UE) 2018/848 sobre a produção biológica. Especifica as modalidades dos controlos oficiais sobre os lotes importados e o regime de certificação: emissão do certificado de inspeção (COI) pela autoridade ou pelo organismo de controlo do país terceiro, transmissão eletrónica no TRACES com assinatura qualificada, verificação do lote no posto de controlo fronteiriço ou no ponto de introdução em livre prática, seguida do visto do COI e da emissão dos extratos para os lotes fracionados. Enquadra também o tratamento dos lotes suspeitos e as recolhas de amostras.
Na prática, a dificuldade não está em conhecer o texto, mas em manter a cadeia documental de ponta a ponta, com fornecedores fora da União e organismos de controlo que não trabalham todos ao mesmo ritmo. Quem verifica se o COI corresponde realmente ao lote físico, às quantidades e ao meio de transporte declarados? O que acontece quando é necessário um extrato numa sexta feira à noite para um lote fracionado entre dois armazéns? Como saber se as não conformidades detetadas num fornecedor foram tratadas, ou simplesmente arquivadas?
O contexto mudou desde a entrada em aplicação do dispositivo a 1 de janeiro de 2022. O reconhecimento de equivalência dos países terceiros cede progressivamente lugar ao regime de conformidade previsto no règlement (UE) 2018/848, com listas de organismos de controlo em evolução constante. Uma confusão frequente consiste em tratar o COI como uma formalidade aduaneira, quando na realidade se enquadra no controlo oficial na aceção do règlement (UE) 2017/625: é a articulação entre o operador, o organismo certificador, a autoridade competente e o TRACES que é avaliada, não apenas a presença de um documento.
Uma auditoria de conformidade termina com uma constatação binária: o lote está certificado ou não está, o processo está completo ou apresenta um desvio. O diagnóstico de maturidade coloca outra questão: em que nível de controlo se situa o seu dispositivo de importação, e qual a ação precisa que permite passar ao nível seguinte. Distingue a organização que trata cada lote em modo de urgência daquela que dispõe de procedimentos escritos, de suplentes formados e de indicadores acompanhados ao longo do tempo.
No Datamensio, o referencial está pronto a usar e continua a ser seu. A sua equipa ajusta os domínios, as questões e os níveis de acordo com as suas cadeias de fornecimento e os seus países de origem. A IA aperfeiçoa as formulações segundo o método CMMI, ou constrói uma adaptação a partir dos seus procedimentos de importação e dos seus cadernos de encargos de fornecedores.
Norma de referência: Règlement d’exécution (UE) 2021/2306 de la Commission
Os domínios avaliados
Governação do dispositivo de importação bio
Política e procedimentos escritos, papéis e responsabilidades, designação dos utilizadores TRACES e dos seus suplentes, articulação com o sistema de qualidade, recursos alocados.
Qualificação dos fornecedores e dos países terceiros
Verificação do estatuto do organismo de controlo e do seu âmbito de aprovação, regime aplicável (conformidade ou equivalência), acompanhamento das evoluções das listas, contratualização e cadernos de encargos.
Certificado de inspeção e gestão no TRACES
Obtenção do COI antes do envio, verificação das menções, assinatura eletrónica qualificada, acompanhamento dos estados, gestão das rejeições e dos pedidos de correção, habilitações e rastreabilidade dos acessos.
Controlo do lote na chegada
Controlo documental, de identidade e físico, coerência entre o COI, os documentos de transporte e o lote real, coordenação com o posto de controlo fronteiriço, visto do COI e introdução em livre prática.
Fracionamento e extratos de certificado
Condições de fracionamento, emissão e visto dos extratos, informação dos destinatários, manutenção da ligação entre lote de origem e sub-lotes, prazos de tratamento.
Recolhas, análises e lotes suspeitos
Plano de recolha, escolha dos laboratórios e dos métodos, gestão dos lotes suspeitos, medidas cautelares, decisões de não libertação, informação do organismo de controlo e da autoridade competente.
Rastreabilidade e conservação documental
Trilho de auditoria do lote importado até à colocação no mercado, arquivo dos COI e extratos, coerência com a contabilidade de materiais e os balanços de massa, prazos de conservação.
Não conformidades e suspeita de fraude
Deteção e registo dos desvios, desclassificação dos lotes, notificações às partes envolvidas, ações corretivas e verificação da sua eficácia, retorno de informação aos fornecedores.
Competências e formação das equipas
Formação inicial e contínua sobre o regulamento, domínio prático do TRACES, conhecimento das regras bio pelas equipas de receção e alfândega, gestão das ausências e das saídas.
Pilotagem, indicadores e melhoria contínua
Indicadores sobre os lotes controlados, as correções de COI e os prazos, revisão de direção, comparação entre locais e ao longo do tempo, integração dos retornos dos controlos oficiais.
Está disponível uma versão curta do referencial para a auto-avaliação online.
Perguntas frequentes
Este diagnóstico emite uma certificação biológica?
Não. A certificação biológica é da responsabilidade do seu organismo de controlo aprovado, e o visto do certificado de inspeção cabe à autoridade competente. O diagnóstico mede a maturidade do seu dispositivo de importação e prepara os controlos oficiais.
Qual a diferença em relação a uma auditoria de conformidade realizada pelo seu organismo de controlo?
A auditoria verifica exigências e conclui por uma conformidade ou um desvio num determinado âmbito. O diagnóstico situa as suas práticas numa escala progressiva e indica a ação que permite subir um nível. Os dois complementam-se: o diagnóstico prepara, a auditoria valida.
Quanto tempo demora a avaliação?
A versão curta é preenchida numa única sessão por um responsável de qualidade ou de importação. A versão completa, em modo colaborativo com as equipas de compras, receção e alfândega, decorre geralmente entre uma e duas semanas, sendo a maior parte do tempo dedicada à recolha de evidências.
É possível adaptar o referencial às nossas cadeias de fornecimento?
Sim. Pode modificar as questões, os níveis e os domínios, ou adicionar os que correspondem aos seus produtos e países de origem. A IA propõe reformulações e aperfeiçoa os níveis, ou constrói uma adaptação a partir dos seus procedimentos de importação.
Como se articula este referencial com o règlement (UE) 2018/848 e o règlement (UE) 2017/625?
O règlement 2018/848 fixa as regras de produção e rotulagem biológicas, o règlement 2017/625 o quadro geral dos controlos oficiais. O règlement 2021/2306 especifica a sua aplicação aos lotes importados. Um roteiro transversal permite cruzar vários diagnósticos sem duplicar as ações.
É possível comparar vários locais ou filiais?
Sim. O mesmo referencial é difundido a várias unidades de negócio, com uma pontuação por domínio e um benchmark entre entidades e em relação a campanhas anteriores. O relatório de resultados é partilhado num espaço colaborativo com a sua identidade visual.
O plano de ação tem custos associados?
O desvio entre a pontuação e o objetivo gera o plano de ação, que a IA agrupa num roteiro priorizado. O catálogo de serviços apresenta uma solução para cada elemento, com o seu custo, o seu prazo e o seu impacto esperado na pontuação.
Onde são alojados os dados?
Em França, na OVH, com cópia de segurança na Scaleway. Nenhuma transferência fora da União Europeia. Os modelos de IA utilizados podem ser selecionados, incluindo entre soluções europeias.