Maturità ISO 41001 · Gestione degli immobili e dei servizi di facility management
Il vostro facility management posizionato su ISO 41001, tradotto in piano d’azione quantificato.
10 ambiti, una scala a 5 livelli. E l'azione che fa passare da un livello al successivo.
Gli 10 ambiti del quadro di riferimento, già redatti da N1 a N5. Un'azienda, una business unit, o 300 alla volta.
Maturità ISO 41001 · Gestione degli immobili e dei servizi di facility management
10 ambiti, scala a 5 livelli.
Nordhavn Industries
53 / 100
Misurano la loro maturità con Datamensio
Un esempio
Questa situazione potrebbe essere la vostra.
Prendiamo l’esempio di un’azienda: tre sedi, tre fogli di calcolo, nessuna risposta comune.
Nessuno sa consolidare.
Nordhavn Industries, 2 400 persone ad Amburgo, Lione e Porto. Un committente chiede a che punto è il gruppo. Ogni sede risponde con il proprio foglio di calcolo, con le proprie scale.
Tre settimane, un’unica base.
Una diagnosi ISO 41001:2018 avviata sulle tre sedi contemporaneamente, a partire dalle note del colloquio dei responsabili. Il quadro di riferimento era già scritto, così come gli 10 ambiti e i livelli da N1 a N5.
Due spese evitate prima di essere impegnate.
Un punteggio di 53 su 100, uno scostamento concentrato su tre ambiti. Il compagno IA ha individuato che due azioni del piano duplicavano quelle di un'altra diagnosi. La restituzione dei risultati al comitato è stata richiesta in una frase.
Cosa gli ha permesso di evitare
- 3sedi misurate sulla stessa base, invece di tre questionari da rielaborare
- 2azioni duplicate individuate prima della spesa
- 1restituzione dei risultati al comitato, senza rielaborazione manuale
Questi dati sono quelli di un esempio. Potrebbero essere i vostri.
La norma impone dei processi. Datamensio dice a che punto siete.
01
Il quadro di riferimento è già scritto
Ambiti, domande e livelli da N1 a N5 redatti. Non partite da un foglio vuoto.
02
Il punteggio arriva lo stesso giorno
Online, tramite link di autovalutazione o in un colloquio. Ambito per ambito, confrontabile nel tempo.
03
Lo scostamento diventa un piano quantificato
Ogni passaggio di livello porta la sua azione. L'IA dà priorità in base all'effetto atteso, non all'ordine della norma.
04
Il progresso si dimostra
Campagna dopo campagna, rispetto al vostro obiettivo e al vostro passato. È ciò che chiede il vostro COMEX.
La scala di maturità
Un livello, il successivo, e l’azione che collega i due.
È questo meccanismo (un livello, un livello superiore, e l’azione che collega i due) che trasforma una constatazione in traiettoria.
La prestazione dei fornitori di servizi agli edifici è misurata e sfruttata?
- N1
Nessun indicatore contrattuale. La prestazione è valutata a partire dai reclami che emergono.
- N2
Alcuni indicatori figurano nei contratti, ma sono compilati dal fornitore e raramente verificati.
- N3
Gli indicatori sono rivisti in riunione periodica con ciascun fornitore, su dati verificati, e gli scostamenti danno luogo ad azioni tracciate.
- N4
I risultati sono consolidati per sito e per contratto, confrontati tra loro, e alimentano le decisioni di rinnovo e i meccanismi contrattuali.
- N5
Gli indicatori sono rivisti a ogni scadenza secondo l’evoluzione degli usi e dei riscontri degli occupanti, con uno storico documentato delle revisioni.
Azione per passare da L2 a L3
Istituire una revisione di contratto mensile con ciascun fornitore, su un insieme ristretto di indicatori i cui dati sono estratti dal vostro strumento di gestione delle richieste, e registrare le azioni correttive con un responsabile e una scadenza.
« Grazie a Datamensio, raggiungiamo i nostri obiettivi con molta più efficacia. I servizi di ispezione del FEDER e del nostro ministero di riferimento hanno particolarmente apprezzato questo approccio che offre loro dati affidabili. »
Direttrice della CCI 94CCI Île-de-France
« Riteniamo che questa sia la soluzione più adatta per portare il nostro progetto di trasformazione su scala e misurare l’impatto secondo le nostre esigenze. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Raramente da solo
Un quadro di riferimento si combina. Associatene più di uno per coprire la vostra attività, oppure fate scrivere il vostro dall’IA.
Effettuate la vostra prima misurazionesu ISO 41001.
Di cosa parla questo quadro di riferimento
ISO 41001:2018 è la norma di sistema di gestione dedicata al facility management. Segue la struttura comune alle norme ISO: contesto dell’organizzazione, leadership, pianificazione, supporto, realizzazione delle attività, valutazione delle prestazioni, miglioramento. La sua particolarità risiede nel concetto di organizzazione richiedente: la norma distingue chi esprime il bisogno in spazi e servizi, e chi lo eroga, internamente o tramite un fornitore. Essa richiede che questo bisogno sia formalizzato, contrattualizzato, misurato, poi rivisto. È certificabile da un organismo accreditato.
In pratica, il facility management è difficile da pilotare perché è frammentato. La manutenzione è di competenza dei servizi tecnici, i contratti di locazione della direzione immobiliare, la pulizia e l’accoglienza degli acquisti, la sicurezza delle persone di un’altra linea ancora. Le domande concrete tornano sempre: chi decide il livello di servizio atteso per un dato sito, e su quale base. Gli indicatori dei contratti fornitori misurano la prestazione reale o solo la presenza di mezzi. Il budget di manutenzione è costruito sullo stato del patrimonio, o rinnovato di anno in anno.
Due evoluzioni hanno spostato il baricentro della funzione. Il lavoro ibrido ha reso instabile la relazione tra organico e superficie, il che obbliga a misurare l’occupazione reale prima di decidere un rinnovo di contratto di locazione. Gli obblighi di riduzione dei consumi energetici del patrimonio terziario, in Francia il dispositivo eco energie tertiaire, impongono di monitorare i consumi per edificio e di riportarli a un anno di riferimento. Questi due temi richiedono dati di edificio affidabili, cosa che molte organizzazioni scoprono nel tentativo di produrli.
Una confusione frequente merita di essere dissipata: ISO 41001 non è una norma tecnica di manutenzione e non sostituisce i quadri di riferimento di prestazione ambientale degli edifici. Essa riguarda il pilotaggio della funzione, non gli impianti. Un patrimonio ben mantenuto da squadre competenti può presentare una maturità bassa ai sensi della norma se nulla è formalizzato, misurato o rivisto.
L’audit di conformità taglia corto: il requisito è soddisfatto o non lo è. La diagnosi di maturità pone un’altra domanda: a quale livello di controllo si situa ciascuna pratica, e quale azione precisa fa passare al livello successivo. In Datamensio, il quadro di riferimento è pronto all’uso e resta adattabile: l’IA regola gli ambiti, le domande e i livelli sul vostro patrimonio, oppure costruisce una declinazione a partire dai vostri contratti e dai vostri piani di manutenzione.
Norma di riferimento: ISO 41001:2018
Gli ambiti valutati
Contesto ed esigenze dell’organizzazione richiedente
Identificazione delle parti interessate, formalizzazione del bisogno in spazi e servizi, perimetro del sistema di gestione, articolazione con la strategia immobiliare.
Leadership e politica di facility management
Impegno della direzione, politica documentata, ruoli e responsabilità, posto della funzione nell’organigramma, risorse assegnate.
Pianificazione e obiettivi di servizio
Obiettivi misurabili per sito, livelli di servizio definiti, presa in considerazione dei rischi e delle opportunità, pianificazione dei cambiamenti di perimetro.
Conoscenza del patrimonio e dei dati
Inventario degli edifici e degli impianti, stato del patrimonio, quadro di riferimento delle superfici, qualità e aggiornamento dei dati, strumenti di gestione utilizzati.
Esercizio, manutenzione e lavori
Manutenzione preventiva e correttiva, gestione degli interventi, piani pluriennali di lavori, gestione delle urgenze, tracciabilità delle operazioni.
Servizi agli occupanti
Accoglienza, pulizia, ristorazione, posta, gestione delle richieste, misurazione della soddisfazione e gestione dei reclami.
Contratti e pilotaggio dei fornitori
Strutturazione dei contratti, indicatori di prestazione e penali, revisioni di contratto, gestione dei subappaltatori, prevenzione dei rischi legati agli intervenuti.
Sicurezza, salute e conformità normativa
Controlli normativi obbligatori, registri, accessibilità, sicurezza antincendio, coordinamento con la salute e sicurezza sul lavoro, piano di continuità dei siti.
Energia e prestazione ambientale
Monitoraggio dei consumi per edificio, anno di riferimento e traiettoria di riduzione, gestione dei rifiuti, criteri ambientali negli acquisti di servizi.
Misurazione delle prestazioni e miglioramento
Cruscotto e indicatori consolidati, costo completo per metro quadro e per occupante, audit interni, riesame della direzione, riscontri e azioni correttive.
È disponibile una versione breve del quadro di riferimento per l’autovalutazione online.
Domande frequenti
ISO 41001 è certificabile?
Sì, da un organismo accreditato, come le altre norme di sistema di gestione. Datamensio non certifica: la diagnosi misura la maturità delle vostre pratiche e prepara l’audit identificando gli scostamenti da trattare prima del passaggio dell’auditor.
Che differenza c’è tra questa diagnosi e un audit di conformità?
L’audit conclude con una constatazione binaria, requisito soddisfatto o scostamento. La diagnosi posiziona ciascuna pratica su una scala progressiva e indica l’azione che fa salire di un livello. Le due sono complementari: la diagnosi prepara, l’audit convalida.
Quanto tempo richiede la valutazione?
La versione breve si compila in circa trenta minuti da un responsabile della funzione. La versione completa, in modalità collaborativa con i servizi tecnici, gli acquisti e la direzione immobiliare, si estende generalmente su una o due settimane, con la maggior parte del tempo dedicata alla raccolta dati.
Si può adattare il quadro di riferimento al nostro patrimonio?
Sì. Le domande, i livelli e gli ambiti sono modificabili, e potete aggiungere i vostri argomenti specifici, ad esempio i laboratori, i siti industriali o i negozi. L’IA genera una declinazione a partire dai vostri contratti e dai vostri documenti di esercizio.
Come confrontare più siti o più business unit?
Ogni sito è valutato sullo stesso quadro di riferimento, il che rende i punteggi comparabili per ambito. Il benchmark posiziona ogni entità rispetto alle altre e rispetto ai propri risultati precedenti. Una roadmap trasversale consolida i piani d’azione di più audit.
La diagnosi copre gli obblighi energetici del patrimonio terziario?
Un ambito riguarda il monitoraggio dei consumi per edificio, l’anno di riferimento e la traiettoria di riduzione. Misura la maturità del dispositivo di pilotaggio, non la conformità dichiarativa a un dato dispositivo normativo, che è di competenza della vostra piattaforma di dichiarazione.
Serve una competenza tecnica per rispondere?
Le domande riguardano il pilotaggio della funzione, non le caratteristiche degli impianti. Alcune richiedono il contributo di un responsabile manutenzione o di un buyer: la modalità collaborativa permette di assegnare queste domande alla persona giusta.
Dove sono ospitati i dati?
In Francia, presso OVH, con backup presso Scaleway. Nessun trasferimento fuori dall’Unione Europea. I modelli di IA utilizzati possono essere selezionati, anche tra soluzioni europee.