Maturità della digitalizzazione degli acquisti
La vostra catena acquisti valutata dal sourcing al pagamento, e la roadmap che la fa avanzare.
10 ambiti, una scala a 5 livelli. E l'azione che fa passare da un livello al successivo.
Gli 10 ambiti del quadro di riferimento, già redatti da N1 a N5. Un'azienda, una business unit, o 300 alla volta.
Maturità della digitalizzazione degli acquisti
10 ambiti, scala a 5 livelli.
Nordhavn Industries
53 / 100
Misurano la loro maturità con Datamensio
Un esempio
Questa situazione potrebbe essere la vostra.
Prendiamo l’esempio di un’azienda: tre sedi, tre fogli di calcolo, nessuna risposta comune.
Nessuno sa consolidare.
Nordhavn Industries, 2 400 persone ad Amburgo, Lione e Porto. Un committente chiede a che punto è il gruppo. Ogni sede risponde con il proprio foglio di calcolo, con le proprie scale.
Tre settimane, un’unica base.
Una diagnosi Quadro di riferimento di maturità Datamensio, allineato ai modelli source-to-pay e alla scala CMMI a cinque livelli avviata sulle tre sedi contemporaneamente, a partire dalle note del colloquio dei responsabili. Il quadro di riferimento era già scritto, così come gli 10 ambiti e i livelli da N1 a N5.
Due spese evitate prima di essere impegnate.
Un punteggio di 53 su 100, uno scostamento concentrato su tre ambiti. Il compagno IA ha individuato che due azioni del piano duplicavano quelle di un'altra diagnosi. La restituzione dei risultati al comitato è stata richiesta in una frase.
Cosa gli ha permesso di evitare
- 3sedi misurate sulla stessa base, invece di tre questionari da rielaborare
- 2azioni duplicate individuate prima della spesa
- 1restituzione dei risultati al comitato, senza rielaborazione manuale
Questi dati sono quelli di un esempio. Potrebbero essere i vostri.
La norma impone dei processi. Datamensio dice a che punto siete.
01
Il quadro di riferimento è già scritto
Ambiti, domande e livelli da N1 a N5 redatti. Non partite da un foglio vuoto.
02
Il punteggio arriva lo stesso giorno
Online, tramite link di autovalutazione o in un colloquio. Ambito per ambito, confrontabile nel tempo.
03
Lo scostamento diventa un piano quantificato
Ogni passaggio di livello porta la sua azione. L'IA dà priorità in base all'effetto atteso, non all'ordine della norma.
04
Il progresso si dimostra
Campagna dopo campagna, rispetto al vostro obiettivo e al vostro passato. È ciò che chiede il vostro COMEX.
La scala di maturità
Un livello, il successivo, e l’azione che collega i due.
È questo meccanismo (un livello, un livello superiore, e l’azione che collega i due) che trasforma una constatazione in una traiettoria.
La spesa dell’organizzazione è mappata e sfruttata per guidare gli acquisti?
- N1
Nessuna mappatura consolidata. La spesa è conosciuta entità per entità, attraverso estrazioni contabili ricostruite occasionalmente.
- N2
Esiste una mappatura su un foglio di calcolo, prodotta in occasione di un esercizio occasionale. La classificazione è parziale e non viene aggiornata.
- N3
La spesa è classificata sull’intero perimetro principale e aggiornata a scadenza regolare. Le categorie di buyer si basano su di essa per preparare i loro piani.
- N4
La mappatura è alimentata automaticamente dai sistemi sorgente, accessibile ai buyer e ai richiedenti, e serve come base per gli obiettivi di risparmio e il monitoraggio della spesa fuori canale controllato.
- N5
La classificazione è arricchita da regole automatiche riviste periodicamente, incrociata con i dati fornitori e contratti, e gli scostamenti riscontrati innescano azioni tracciate fino alla loro chiusura.
Azione per passare da L2 a L3
Fissare una nomenclatura di categorie unica, farla applicare sugli ultimi dodici mesi di spesa di tutte le entità del perimetro principale, e inserire la revisione della mappatura all’ordine del giorno del comitato acquisti trimestrale.
« Grazie a Datamensio, raggiungiamo i nostri obiettivi con molta più efficacia. I servizi di ispezione del FEDER e del nostro ministero di riferimento hanno particolarmente apprezzato questo approccio che offre loro dati affidabili. »
Direttrice della CCI 94CCI Île-de-France
« Riteniamo che questa sia la soluzione più adatta per portare il nostro progetto di trasformazione su scala e misurare l’impatto secondo le nostre esigenze. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Raramente da solo
Un quadro di riferimento si combina. Associatene più di uno per coprire la vostra attività, oppure fate scrivere il vostro dall’IA.
Effettuate la vostra prima misurazione
Di cosa parla questo quadro di riferimento
La digitalizzazione degli acquisti indica gli strumenti e la strutturazione del ciclo source-to-pay, dal bisogno espresso dal business fino al pagamento del fornitore. Riguarda oggetti precisi: l’anagrafica articoli e fornitori, la classificazione della spesa, le gare elettroniche, la libreria dei contratti, il catalogo e i moduli di richiesta d’acquisto, la riconciliazione tra ordine, ricezione e fattura, gli indicatori di performance dei fornitori. Nessun ente certifica questo perimetro. Si gestisce come un programma di trasformazione, con una traiettoria e delle tappe.
In pratica, la difficoltà non è lo strumento ma l’uso. Una direzione acquisti può disporre di uno strumento di sourcing, di un portale fornitori e di un modulo di fatturazione senza che la catena sia continua. Quale parte della spesa passa realmente attraverso un canale controllato, e quale resta in acquisto non regolamentato? I dati dei fornitori sono inseriti una sola volta, o reinseriti nell’ERP, nel foglio di monitoraggio e nel portale? I contratti negoziati sono applicati al momento dell’ordine, o scoperti al momento della fattura? A queste domande si risponde con un livello di maturità, non con un inventario di applicazioni.
Il contesto è cambiato su un punto strutturante: la fatturazione elettronica interaziendale sta diventando obbligatoria in Francia secondo un calendario fissato dalla legge, con ricezione per tutte le imprese e poi emissione a scaglioni in base alla dimensione. Molte organizzazioni affrontano questo cantiere come un progetto contabile isolato. In realtà riguarda a monte: senza un’anagrafica fornitori pulita, senza un ordine strutturato e senza una ricezione tracciata, la riconciliazione automatica non regge. Va chiarita una seconda confusione: la maturità della funzione acquisti e la maturità della sua digitalizzazione non coincidono. Una direzione acquisti strategica può lavorare su processi poco strumentati, e un ERP completo può servire una pratica di acquisto puramente amministrativa.
La diagnosi di maturità risponde a una domanda diversa rispetto a un audit di conformità. L’audit si conclude con uno scostamento o una convalida. La diagnosi colloca ogni ambito su una scala progressiva e indica l’azione che permette di passare al livello superiore. Ottenete un punteggio per ambito, un obiettivo definito con le parti interessate, e lo scostamento tra i due diventa il piano d’azione. In Pilot, l’IA raggruppa queste azioni in una roadmap prioritizzata, confrontabile tra una business unit e l’altra e rispetto alle vostre valutazioni precedenti.
Il quadro di riferimento è pronto all’uso e resta vostro. Adattate gli ambiti, le domande e i livelli in base alla vostra organizzazione, diretta o indiretta, centralizzata o per paese. L’IA di Maps affina le formulazioni secondo il metodo CMMI, o costruisce una declinazione a partire dai vostri documenti: politica acquisti, mappatura della spesa, capitolato del vostro programma source-to-pay.
Norma di riferimento: Quadro di riferimento di maturità Datamensio, allineato ai modelli source-to-pay e alla scala CMMI a cinque livelli
Gli ambiti valutati
Strategia e governance della digitalizzazione
Esistenza di una traiettoria formalizzata, coerenza con la strategia acquisti e il programma di trasformazione, sponsor identificato, budget pluriennale, organi di governo.
Dati acquisti e anagrafiche
Anagrafica fornitori e articoli, classificazione della spesa, regole di creazione e pulizia, unicità dei dati tra ERP e strumenti di acquisto, tasso di completezza.
Conoscenza e analisi della spesa
Copertura della mappatura, frequenza di aggiornamento, granularità per categoria e per entità, identificazione della spesa fuori canale controllato, uso effettivo nelle decisioni.
Sourcing e gare
Consultazioni condotte tramite uno strumento dedicato, modelli di dossier, griglie di valutazione, tracciabilità delle decisioni di aggiudicazione, aste e scenari di allocazione.
Contrattualizzazione e gestione dei contratti
Libreria centralizzata, modelli e clausole standard, iter di validazione e firma elettronica, avvisi di scadenza, collegamento tra contratto e condizioni applicate all’ordine.
Richiesta d’acquisto, ordine e ricezione
Cataloghi e moduli guidati, iter di approvazione configurati, percentuale di ordini emessi prima della fattura, tracciabilità delle ricezioni, gestione delle eccezioni.
Fatturazione, riconciliazione e pagamento
Ricezione ed emissione di fatture elettroniche, riconciliazione automatica tra ordine, ricezione e fattura, gestione dei contenziosi, tempi di pagamento, preparazione al calendario normativo.
Relazione e performance fornitori
Portale di scambio, onboarding e qualificazione, valutazione periodica, indicatori di performance condivisi, gestione dei rischi e della dipendenza dal fornitore.
Automazione e intelligenza artificiale
Automazione dei compiti ripetitivi, classificazione automatica della spesa, supporto alla redazione e all’analisi dei contratti, rilevamento delle anomalie, governo degli utilizzi.
Adozione, competenze e miglioramento continuo
Formazione dei buyer e dei richiedenti, gestione del cambiamento presso il business, misurazione dell’uso reale degli strumenti, lezioni apprese, revisione periodica della traiettoria.
È disponibile una versione breve del quadro di riferimento per l’autovalutazione online.
Domande frequenti
La digitalizzazione degli acquisti è oggetto di una certificazione?
No. Nessun ente rilascia una certificazione su questo perimetro. Si tratta di un programma di trasformazione, che si gestisce tramite una traiettoria di maturità, delle tappe e un piano d’azione quantificato. Alcune componenti riguardano tuttavia obblighi normativi, in particolare la fatturazione elettronica.
Qual è la differenza con un audit della funzione acquisti?
Un audit verifica la conformità delle pratiche a un quadro e si conclude con degli scostamenti. La diagnosi di maturità colloca ogni ambito su una scala progressiva e indica l’azione che permette di passare al livello superiore. Produce una traiettoria, non un verdetto.
Questo quadro di riferimento si confonde con quello della maturità della funzione acquisti?
No. Questo riguarda gli strumenti e la continuità digitale del ciclo source-to-pay. La maturità della funzione acquisti riguarda la strategia per categoria, le competenze e il posizionamento della direzione acquisti. I due si completano e possono essere incrociati in una roadmap trasversale.
Quanto tempo richiede la valutazione?
La versione breve si compila in circa trenta minuti da parte di un responsabile acquisti o dei sistemi informativi. La versione completa, in modalità collaborativa con buyer, finanza e IT, si estende generalmente su una o due settimane, la maggior parte del tempo dedicata alla raccolta presso i team.
È possibile adattare il quadro di riferimento alla nostra organizzazione?
Sì. Gli ambiti, le domande e i livelli si modificano, e potete aggiungere i vostri assi specifici, acquisti diretti, acquisti indiretti o specificità per paese. L’IA affina le formulazioni secondo il metodo CMMI o costruisce una declinazione a partire dai vostri documenti interni.
È possibile confrontare più entità tra loro?
Sì. Lo stesso quadro di riferimento si somministra su più business unit, con un punteggio per ambito e un confronto tra entità e rispetto alle valutazioni precedenti. Una roadmap trasversale consolida poi i piani d’azione senza duplicare i cantieri comuni.
In che modo la diagnosi prepara alla fatturazione elettronica?
Valuta i prerequisiti a monte, qualità dell’anagrafica fornitori, percentuale di ordini emessi prima della fattura, tracciabilità delle ricezioni, oltre al flusso di fatturazione stesso. Gli scostamenti riscontrati alimentano direttamente il piano d’azione e la sua quantificazione.
Dove sono ospitati i dati?
In Francia, presso OVH, con backup presso Scaleway. Nessun trasferimento fuori dall’Unione Europea. I modelli di IA utilizzati possono essere selezionati, anche tra soluzioni europee.