Maturità importazioni biologiche · Regolamento (UE) 2021/2306
I vostri processi di importazione bio, misurati sul regolamento (UE) 2021/2306 e tradotti in un piano d’azione.
10 ambiti, una scala a 5 livelli. E l'azione che fa passare da un livello al successivo.
Gli 10 ambiti del quadro di riferimento, già redatti da N1 a N5. Un'azienda, una business unit, o 300 alla volta.
Maturità importazioni biologiche · Regolamento (UE) 2021/2306
10 ambiti, scala a 5 livelli.
Nordhavn Industries
53 / 100
Misurano la loro maturità con Datamensio
Un esempio
Questa situazione potrebbe essere la vostra.
Prendiamo l’esempio di un’azienda: tre sedi, tre fogli di calcolo, nessuna risposta comune.
Nessuno sa consolidare.
Nordhavn Industries, 2 400 persone ad Amburgo, Lione e Porto. Un committente chiede a che punto è il gruppo. Ogni sede risponde con il proprio foglio di calcolo, con le proprie scale.
Tre settimane, un’unica base.
Una diagnosi Règlement d’exécution (UE) 2021/2306 de la Commission avviata sulle tre sedi contemporaneamente, a partire dalle note del colloquio dei responsabili. Il quadro di riferimento era già scritto, così come gli 10 ambiti e i livelli da N1 a N5.
Due spese evitate prima di essere impegnate.
Un punteggio di 53 su 100, uno scostamento concentrato su tre ambiti. Il compagno IA ha individuato che due azioni del piano duplicavano quelle di un'altra diagnosi. La restituzione dei risultati al comitato è stata richiesta in una frase.
Cosa gli ha permesso di evitare
- 3sedi misurate sulla stessa base, invece di tre questionari da rielaborare
- 2azioni duplicate individuate prima della spesa
- 1restituzione dei risultati al comitato, senza rielaborazione manuale
Questi dati sono quelli di un esempio. Potrebbero essere i vostri.
La norma impone dei processi. Datamensio dice a che punto siete.
01
Il quadro di riferimento è già scritto
Ambiti, domande e livelli da N1 a N5 redatti. Non partite da un foglio vuoto.
02
Il punteggio arriva lo stesso giorno
Online, tramite link di autovalutazione o in un colloquio. Ambito per ambito, confrontabile nel tempo.
03
Lo scostamento diventa un piano quantificato
Ogni passaggio di livello porta la sua azione. L'IA dà priorità in base all'effetto atteso, non all'ordine della norma.
04
Il progresso si dimostra
Campagna dopo campagna, rispetto al vostro obiettivo e al vostro passato. È ciò che chiede il vostro COMEX.
La scala di maturità
Un livello, il successivo, e l’azione che collega i due.
È questo meccanismo (un livello, un livello superiore, e l’azione che collega i due) che trasforma un riscontro in una traiettoria.
Come verificate la coerenza tra il certificato d’ispezione e la partita fisicamente ricevuta?
- N1
Nessuna verifica formalizzata. Il COI viene archiviato al ricevimento senza confronto con le quantità, le partite o il mezzo di trasporto.
- N2
Esiste una verifica, portata avanti da una o due persone che conoscono l’argomento. Non è descritta in una procedura e varia in base al carico di lavoro.
- N3
Una procedura scritta definisce i punti da verificare e la traccia attesa. È applicata su tutte le partite importate, con scostamenti occasionali nei picchi di attività.
- N4
La verifica è sistematica e tracciata, gli scostamenti sono registrati e segnalati al fornitore e al suo organismo di controllo, dei supplenti formati assicurano la continuità.
- N5
I risultati delle verifiche alimentano indicatori per fornitore e per paese di origine, riesaminati periodicamente, e attivano l’adeguamento del piano di controllo e dei requisiti contrattuali.
Azione per passare da L2 a L3
Formalizzare un elenco di punti di controllo del COI (identità dell’operatore, codice prodotto, quantità, numeri di container e di partita, stato TRACES) nella procedura di ricevimento, integrarlo nel fascicolo di partita e verificarne l’applicazione durante l’audit interno ricevimento del trimestre.
« Grazie a Datamensio, raggiungiamo i nostri obiettivi con molta più efficacia. I servizi di ispezione del FEDER e del nostro ministero di riferimento hanno particolarmente apprezzato questo approccio che offre loro dati affidabili. »
Direttrice della CCI 94CCI Île-de-France
« Riteniamo che questa sia la soluzione più adatta per portare il nostro progetto di trasformazione su scala e misurare l’impatto secondo le nostre esigenze. »
Maja SucekChief Operating Officer, Interreg Danube
Raramente da solo
Un quadro di riferimento si combina. Associatene più di uno per coprire la vostra attività, oppure fate scrivere il vostro dall’IA.
Effettuate la vostra prima misurazione
Di cosa parla questo quadro di riferimento
Il regolamento di esecuzione (UE) 2021/2306 integra il regolamento (UE) 2018/848 sulla produzione biologica. Precisa le modalità dei controlli ufficiali sulle partite importate e il regime di certificazione: emissione del certificato d’ispezione (COI) da parte dell’autorità o dell’organismo di controllo del paese terzo, trasmissione elettronica in TRACES con firma qualificata, verifica della partita al posto di controllo frontaliero o al punto di immissione in libera pratica, quindi vidimazione del COI ed emissione degli estratti per le partite frazionate. Disciplina anche il trattamento delle partite sospette e i prelievi di campioni.
In pratica, la difficoltà non sta nel conoscere il testo, ma nel mantenere la catena documentale dall’inizio alla fine, con fornitori situati fuori dall’Unione e organismi di controllo che non lavorano tutti allo stesso ritmo. Chi verifica che il COI corrisponda realmente alla partita fisica, alle quantità e al mezzo di trasporto dichiarati? Cosa succede quando serve un estratto un venerdì sera per una partita frazionata tra due depositi? Come sapere se le non conformità rilevate su un fornitore sono state trattate, o semplicemente archiviate?
Il contesto è cambiato dall’entrata in applicazione del dispositivo il 1° gennaio 2022. Il riconoscimento di equivalenza dei paesi terzi cede progressivamente il posto al regime di conformità previsto dal regolamento (UE) 2018/848, con elenchi di organismi di controllo in continua evoluzione. Un errore frequente consiste nel trattare il COI come una formalità doganale, mentre esso rientra nel controllo ufficiale ai sensi del regolamento (UE) 2017/625: è l’articolazione tra l’operatore, l’organismo certificatore, l’autorità competente e TRACES a essere valutata, non solo la presenza di un documento.
Un audit di conformità si conclude con un riscontro binario: la partita è certificata oppure no, il fascicolo è completo oppure presenta uno scostamento. La diagnosi di maturità pone una domanda diversa: a quale livello di padronanza si trova il vostro dispositivo di importazione, e quale azione precisa consente di passare al livello successivo. Distingue l’organizzazione che gestisce ogni partita in emergenza da quella che dispone di procedure scritte, di supplenti formati e di indicatori monitorati nel tempo.
In Datamensio, il quadro di riferimento è pronto all’uso e resta vostro. Potete adattare gli ambiti, le domande e i livelli in base alle vostre filiere e ai vostri paesi di origine. L’IA affina le formulazioni secondo il metodo CMMI, oppure costruisce una declinazione a partire dalle vostre procedure di importazione e dai vostri capitolati fornitori.
Norma di riferimento: Règlement d’exécution (UE) 2021/2306 de la Commission
Gli ambiti valutati
Governance del dispositivo di importazione bio
Politica e procedure scritte, ruoli e responsabilità, designazione degli utenti TRACES e dei loro supplenti, articolazione con il sistema qualità, risorse assegnate.
Qualificazione dei fornitori e dei paesi terzi
Verifica dello status dell’organismo di controllo e del suo campo di accreditamento, regime applicabile (conformità o equivalenza), monitoraggio delle evoluzioni degli elenchi, contrattualizzazione e capitolati.
Certificato d’ispezione e gestione in TRACES
Ottenimento del COI prima della spedizione, verifica delle indicazioni, firma elettronica qualificata, monitoraggio degli stati, gestione dei rigetti e delle richieste di correzione, abilitazioni e tracciabilità degli accessi.
Controllo della partita all’arrivo
Controllo documentale, di identità e fisico, coerenza tra COI, documenti di trasporto e partita reale, coordinamento con il posto di controllo frontaliero, vidimazione del COI e immissione in libera pratica.
Frazionamento ed estratti di certificato
Condizioni di frazionamento, emissione e vidimazione degli estratti, informazione dei destinatari, mantenimento del collegamento tra partita di origine e sotto-partite, tempi di trattamento.
Prelievi, analisi e partite sospette
Piano di prelievo, scelta dei laboratori e dei metodi, gestione delle partite sospette, misure cautelari, decisioni di non rilascio, informazione dell’organismo di controllo e dell’autorità competente.
Tracciabilità e conservazione documentale
Pista di audit della partita importata fino all’immissione sul mercato, archiviazione dei COI e degli estratti, coerenza con la contabilità delle materie e i bilanci di massa, tempi di conservazione.
Non conformità e sospetto di frode
Rilevazione e registrazione degli scostamenti, declassamento delle partite, notifiche alle parti interessate, azioni correttive e verifica della loro efficacia, ritorno di informazioni verso i fornitori.
Competenze e formazione dei team
Formazione iniziale e continua sul regolamento, padronanza pratica di TRACES, conoscenza delle norme bio da parte dei team ricevimento e dogana, gestione delle assenze e degli avvicendamenti.
Governo, indicatori e miglioramento continuo
Indicatori sulle partite controllate, sulle correzioni dei COI e sui tempi, riesame della direzione, confronto tra siti e nel tempo, integrazione dei riscontri dei controlli ufficiali.
È disponibile una versione breve del quadro di riferimento per l’autovalutazione online.
Domande frequenti
Questa diagnosi rilascia una certificazione biologica?
No. La certificazione biologica compete al vostro organismo di controllo accreditato, e la vidimazione del certificato d’ispezione compete all’autorità competente. La diagnosi misura la maturità del vostro dispositivo di importazione e prepara i controlli ufficiali.
Qual è la differenza rispetto a un audit di conformità condotto dal vostro organismo di controllo?
L’audit verifica requisiti e si conclude con una conformità o uno scostamento su un perimetro definito. La diagnosi colloca le vostre pratiche su una scala progressiva e indica l’azione che fa salire di un livello. I due strumenti si completano: la diagnosi prepara, l’audit convalida.
Quanto tempo richiede la valutazione?
La versione breve si compila in un’unica sessione da parte di un responsabile qualità o import. La versione completa, in modalità collaborativa con i team acquisti, ricevimento e dogana, si estende generalmente su una o due settimane, con la maggior parte del tempo dedicata alla raccolta degli elementi probatori.
È possibile adattare il quadro di riferimento alle nostre filiere?
Sì. Potete modificare le domande, i livelli e gli ambiti, oppure aggiungere quelli corrispondenti ai vostri prodotti e paesi di origine. L’IA propone le riformulazioni e affina i livelli, oppure costruisce una declinazione a partire dalle vostre procedure di importazione.
Come si articola questo quadro di riferimento con il regolamento (UE) 2018/848 e il regolamento (UE) 2017/625?
Il regolamento 2018/848 fissa le regole di produzione ed etichettatura biologiche, il regolamento 2017/625 il quadro generale dei controlli ufficiali. Il regolamento 2021/2306 ne precisa l’applicazione alle partite importate. Una roadmap trasversale permette di incrociare più diagnosi senza duplicare le azioni.
È possibile confrontare più siti o filiali?
Sì. Lo stesso quadro di riferimento viene diffuso a più business unit, con un punteggio per ambito e un benchmark tra entità e rispetto alle campagne precedenti. La restituzione dei risultati viene condivisa in uno spazio collaborativo personalizzato con i vostri colori.
Il piano d’azione è quantificato in termini di costi?
Lo scarto tra il punteggio e l’obiettivo genera il piano d’azione, che l’IA raggruppa in una roadmap con priorità. Il catalogo di prestazioni propone una soluzione per ogni elemento, con il relativo costo, tempo e impatto atteso sul punteggio.
Dove sono ospitati i dati?
In Francia, presso OVH, con backup presso Scaleway. Nessun trasferimento fuori dall’Unione europea. I modelli di IA utilizzati possono essere selezionati, anche tra soluzioni europee.